生産性が上がる 3つの時間管理方法

生産性が上がる 3つの時間管理方法

うまく時間管理ができなくて頭を悩ませるビジネスパーソンの方が多くいると思います。

その多くの方が、大量のタスクや複雑な業務を目の前にした時に、

「優先順位の低い仕事に時間をかけすぎてしまった」

「複数の仕事を同時にやったらどれも中途半端になってしまった」

など、時間を無駄にしてしまって失敗した経験があると思います。

そのたびに、もっと時間を有効に使えたらできる仕事があったのにと後悔したことでしょう。

この記事では、誰でもできる仕事の生産性を向上させるタイムマネジメント術を解説します。

ベテラン社員になればなるほど仕事の量が増えるだけでなく、責任のある仕事を任されたり、質の高さを要求されたりもします。

また、時短勤務やリモートワークなど働き方が多様化する現代において時間管理は必要なスキルといえます。

時間管理をマスターして、無駄のない効率的な仕事を行えるようになりましょう。

この記事の内容はWAKE UPの授業動画で公開中です

2割に全力を注いでみる

生産性が上がる 3つの時間管理方法①

真面目な人は、抱えている仕事のすべてに対して全力を注ごうとする傾向があります。

スケジュールや業務内容に余裕がある場合、それは可能なことかもしれません。

しかし、そういう人は、すべてに全力投球することは不可能だという認識を持たれることをおすすめします。

力を加減することに抵抗を感じる人もいるかもしれませんが、多くの仕事を効率よくこなしていくために、これはとても重要な視点なのです。

現状の仕事を何とかこなせている人も、今より仕事が増えたり、重責を担ったりしたときに、この視点がきっと役立つはずです。

仕事全体のうち、優先順位の高いもの、つまり重要な2割を選定し、一日の中で一番効率の良い、生産性の上がる時間に取り組むようにしてみましょう。

まずは、この2割だけを「しなければならないこと」と決めるのです。

2割なら心に余裕もでき、集中して取り組めるので、高品質の仕事ができますし、成果にもつながります。

その達成できたという満足感をしっかり味わうことも、効率アップの効果を得るためのポイントです。

重要でないと判断した残りの8割の仕事については、「それ以外の時間でできれば行う」「他の人に回す」「あえて行わない」という3つの選択肢に振り分けましょう。

この8割をいかに効率的に処理するかを考えることも、時間管理に役立ちます。

残りの8割との距離感を身に付けることも、はじめは容易ではないかもしれません。

でも大丈夫です。2割に注力することが、仕事の成果に必要なものをしっかりと運んできてくれます。

これは、8割を軽視するという意味ではありません。むしろ、2割の仕事に対して、より注力できるように工夫すると考えてみてはいかがでしょうか。

8割の中には、重要性の低いものごとが多く含まれているというのも、確かなことなのです。

一日の中で行う業務ごとではなく、ひとつひとつの行動や動作という視点であぶり出してみると、無駄なものがよりはっきりと見えてくるでしょう。

例えば、メールのチェックは一日に何度行いますか? 10回のうちの8回は省いてみましょう。

または、営業時に反応の良くないお客様の対応策を練るのに時間を割いてしまい、本当に重要なお客様について考える時間が短くなっていないでしょうか。これが2割と8割の勘所なのです。

2割の仕事を選ぶにあたって、どれを優先すべきかを的確に判断するには、やはり経験も必要になります。

そして、この効果を実感するには、長期的な実践が不可欠です。

だからこそ、早いうちにこの「2割に全力を注ぐ」という意識を定着させることをおすすめします。

完璧を追求しない

完璧な仕上がり! という言葉は、いい響きですよね。

しかし、最初からすべてに完璧な仕上がりを求めてしまうと、マイナスになることがあります。

完璧にするためにやらなければならない作業は、いくらでも見つかってしまうというのも1つの理由です。

常に完璧な状態を求めようとすると、いつまでたっても仕上がりませんし、満足感が得られません。

長い時間が掛かる上に、その時間内の集中力が、とても低くなってしまうでしょう。

さらに、取り掛かる前に「完璧にしなければ!」というプレッシャーや不安感といったネガティブな心理が働きやすくなり、かえって仕事の質を落としてしまう可能性も出てきます。

生産性を高めることを第一に考えるなら、8割の完成度で自分に対してOKを出すようにしましょう。

このくらいの完成度の基準を持つことで、「何か足りないかもしれないけれど、まずはよし!」と納得できる頻度を高めるのです。

より精度の高いものを目指すためには、少々アバウトでも、手早く全体を仕上げてしまうのが得策です。

目標を設定するなら、完璧の追求ではなく、8割の完成度のスピードを上げることのほうをおすすめします。

全体が見えてくると、手を加えるべきポイントも的確にわかるようになり、仕事の精度も上がるからです。

この方法はぜひ覚えておき、あらゆることで実践してみてください。

スケジュールの余白の効能

生産性が上がる 3つの時間管理方法②

多くの仕事をこなすためには、スケジュールに適度な余白を盛り込むことを忘れないでください。

ぎっしりと予定を詰め込んでしまうと、ネガティブな心理を誘発することになります。

つまり、間に合わないかもしれないという焦りや不安、あるいは間に合わなかったときの対策を考えてしまうことによって、業務そのものに集中しにくくなるのです。

業務を終えた後も、間に合わなかった、計画通りにいかなかった、スケジュールが大幅にズレたなどと自分を責め立てることが増えるでしょう。

本来は仕上げられたことで満足感が得られるはずなのに、「一生懸命取り組んだ、でも……」という期待外れに終わった残念な心境に留まってしまいがちになります。

生産性を考えるときは、遠回りのようでも、これからご説明する3つの余白を設けることをおすすめします。

それぞれの時間の長さは、個人の仕事のスタイルによって調整してみてください。

1つ目の余白は、「休憩の時間」です。

本当にくつろげる休憩を入れるというのがポイントで、自分にとって効果のある休憩時間を過ごしてください。

例えば、仮眠を取る、瞑想を行う、目を閉じる、立って歩く、ストレッチする、外の空気を吸う、ティータイムにする、ぼーっとするなどが挙げられるでしょう。

5分から10分程度なら、少なくとも1時間に一度の休憩をおすすめします。決して無駄な時間にはならないでしょう。

ほんの数分でも、心身や脳にとって効果的なリフレッシュやエネルギーチャージの時間となり、集中力や注意力も高まるはずです。

2つ目の余白は、計画がずれ込んだり、遅れてしまったりした時間を補完するための、「予備の時間」です。

はじめから業務時間とせずに予備時間として確保することがポイントです。こうしておけば、業務を短時間で完了する意識を保てます。

しかし、職場で仕事をしていると、急な依頼や問い合わせへの対応をすることもあり、常に計画通りに終了できるとは限りませんよね。

そんなときも、この余白が心の余裕をもたらしてくれるのです。仮に、1つの業務計画がずれてしまっても、すべての予定をずらす必要はなくなるでしょう。

3つ目の余白は、上記のどれにも当てはまらない、「生産性向上のための時間」です。

進捗の確認、その後のスケジュールの調整や修正、効率化のための改善点を考える時間を作ってみてください。

これらの作業を溜め込んでしまうと、あれこれ気になって集中を妨げてしまいます。

自分が今、取り組んでいる仕事の時間管理や効率化の効果を審査し、査定する時間ともいえます。

この時に「よし、順調だ」と感じられる状態を目指してみましょう。

そうすれば、その先の時間もモチベーションを落とさず、仕事に取り組むことができますよ。

まとめ

仕事の2割に全力を注ぐ、完璧を追求しない、スケジュールに余白を設ける、これらの3つのポイントを実践していけば、一生懸命に取り組んだ仕事が報われる成果を出すことができます。

慣れるまで違和感があるかもしれませんが、ワンランクアップの生産性と仕事の成果を実感するときが、きっと訪れるでしょう。

時間管理と効率化は、あくまで仕事の目的を果たすための手段です。

時間管理と効率化が目的そのものになってしまわないように心がけることが、これらの3つのポイントをスムーズに取り入れるための秘訣かもしれません。

1つずつでもかまいませんので、仕事の習慣として取り入れてみてください。

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