無駄をなくした「できる人の仕事整理術とは?」

無駄をなくした「できる人の仕事整理術とは?」

はじめに

これから学ぶ五つのステップについて

日本人のサラリーマンは残業が多いと言われています。

ワークライフバランスの向上を叫ばれるなか、日本企業の残業が一向に減らないのはなぜでしょうか?

その一つに働く日本人の一人一人の意識が変わらないことが挙げられると思います。

『「残業減らせ」と言われても仕事量が変わらないのに減らせるわけがない。』『上司が帰らないのに早く帰るなんてできない』『なんだかんだ言って残業しまくって仕事をこなさないと出世できない』などという残業ありきの仕事の仕方が日本企業には深く染みついてしまっています。

しかし長い時間仕事をする人ができる人とは限りません。

むしろ仕事を整理して無駄をなくして、効率よく仕事を仕上げる人ができる人ではないでしょうか。

ここでは無駄をなくした仕事の整理術に関する率のポイントについてご説明します。

★STEP1★仕事が終わらないのはなぜ?

与えられた仕事をただひたすらにがむしゃらにこなす人が仕事ができる人と言うわけではではないでしょう。

上司からすれば「君はいつも頑張っているね」と声をかけたくなる存在かもしれませんが、その人にかけているコストと仕事量が見合っているとは限りません。

降ってきた仕事を何も考えずに片っ端からこなすというタイプは若い人に多いと思います。若くて体力があるうちは力技で仕事ができてしまうもの。

しかしそのやり方は長くは通用しませんし、他の日にがむしゃらに体力勝負で仕事をこなしている人は早く仕事の整理術を学ぶ必要があります。

仕事の整理術はやり方を一度学べば、すぐに効率よく仕事ができるようになるというものではありません。

長いこと訓練すればするほど整理術が寝れてきて仕事の効率が上がるのです。

仕事の整理術を鍛錬して身につける為には早く力技で仕事をねじ伏せるやり方をやめて仕事の整理術を身につけましょう。

長期計画のみで一日単位の計画を立てない

誰もがグループ内のスケジュールや個人スケジュールに沿って計画的に仕事をこなしているとは思います。

しかし一日単位の計画を立てているでしょうか?

エクセルで毎日毎日時間単位のスケジュール表を作りなさいとは言っていません。

今日1日でどんな仕事をこなすべきなのかという箇条書きレベルの計画を立てることをお勧めします。

今日すべき仕事は頭の中でいいので下記のようにまとめておくのです。

今日すべきこと

①資料を作る

②会議が二つ

③Aくんが作った資料の確認

明日で良いのは

④資料2を作る

⑤次期プロジェクトのスケジュールを作る

大事なのは今日でなければならないのかそれとも明日で良いのかということ仕事の優先順位をしっかり立てて、今日すべきことを決めればそこに集中することができます。

しかし一日単位の計画が立っていない人は先ほどのような仕事の項目は頭の中に入っていても今日中なのか明日で良いのかという期限の感覚や優先順位がはっきりしていません。

そのため今日は①から③のみ片付ければ良いのに④も⑤もと欲張ってしまいます。

それだけならまだしも①から③が最優先なのに他の⑥や⑦の仕事が入ってきたらそちらを優先してしまい、仕事時間が終わる頃に①から③は今日中だったと残業になってしまうのです。

そういう人はほとんどの場合一か月を超える単位の長期スケジュールだけに沿って仕事をしています。

そうではなく一日単位の仕事の項目を整理しておく必要があるのです。

全てを一人で背負い込む

残業ばかりしている人に多いのが仕事を全部一人で背負い込むとするタイプです。

それはどのような人なのかをさらに分析してみると次のようなことがわかります。

『仕事に完璧を求めすぎている人』『何でも自分でやらなければ気が済まない人』『人を信用できない人』『協調性がない人』『誰でもできるように仕事が見える化されていない人』このような人は仕事を人に任せることができず一人でやり切ろうとします。

確かに個人プレーで仕事をするのは気が楽です。

人と仕事をするためには人に仕事を振るなら解りやすい資料を用意しなければ、この仕事が必要になった経緯を伝えなければなど連絡事項を伝えたりし教えたりと人と意思疎通を取るための手間がかかります。

一人で仕事をすればそのような手間は必要ありません。

一番良いのは一人で無限大の仕事をこなせるということですが、そのようなことはありえません一人でできる仕事量などたかが知れています。

しっかりとチームメンバーとコミュニケーションをとりチームで仕事をこなせば

『一人でこなす仕事』✖︎『チームメンバーの数』

以上の仕事と結果となって成果が出ることもあるのです。

チームメンバーによる相乗効果を出すか人が多いことでかえって足手まとい作ってしまうかはあなたのやり方次第なのです。

休まずずっと仕事を続けるのは逆効果

一緒に仕事をしている人にずっと仕事をし続けている人はいませんか?

たまには休まないと眼精疲労も貯まるし肩こりもひどいだろうなと心配になってしまうくらい仕事を長時間こなし続ける人もいます。

若いうちはそれもできますがいつまでも若いままではいられません。

いつかは体にガタがきます。

それに長い時間休みも取らずに仕事をし続けることで仕事の効率は絶対に落ちます。

それなのに仕事をするのを止められないのは早くこれを終わらせなければという焦りがあるから。

それは何故かと言えば手持ちの仕事がいつ終わるかが見えていないからに他なりません。

ダラダラ仕事をし続けるのではなく休む時にはしっかり休みメリハリをつけて仕事をすることが大事です。

★STEP2★1日の最初に仕事を選別

毎朝のメールチェック時に仕事を選別する

1日の最初にあなたはまず何をしますか?

メールのチェックという人が多いのではないでしょうか。

毎朝メールチェック時にまずは仕事の選別をしましょう。

そうすることで今日は早く帰ることができるかもしれません。

餞別の仕方は簡単です。

今持っている仕事も下記の三つに分類するのです

①すぐにできることはすぐにやる

②時間がかかる仕事はスケジュールに組み込む

③人に任せられる仕事は任せる

そして①を片付けた後②の中で今日すべきことのみを今日やって家に帰ってください。

また1日の中でも上司から仕事を頼まれたり電話がかかってきたりメールが来たりして仕事が湧いてくると思います。

その都度この選別を行うのです。

そうすることで次々に仕事を整理して、整理してない仕事がない状態にしておきましょう。

ではこの3分類にかんして詳しくみていきます。

①すぐにできることはすぐにやる

まるまるさんからのメールの質問に答える

何々さんから不在中に電話があったので折り返し

ちょっとした手続きを終わらせる

頼まれた仕事がいつまでにできるかを回答しておく

上記のようなすぐに出来る事はさっさと片付けてしまいます。

これは仕事中に次々と湧いてくるちょっとした仕事に対しても同様です。

この手のすぐにできるちょっとした仕事を後回しにしてしまうと積もりに積もって仕事がたまるものです。

それに本当にちょっとした質問なのになかなか回答が来ないと他の人の仕事にも支障をきたします。

また先ほどのないように頼まれた仕事がいつまでにできるかを回答しておくというものがあったと思います。

これは正確には仕事をこなしているわけではありません。

しかしとても大事なことです。

何か仕事を頼まれた時にその仕事を終えるまでにある程度の時間がかかる見込みだったとします。

この時仕事を頼んだ人から見るとその仕事が終わるまでまったく音沙汰がないのと、「何日までにやりますがそれで良いでしょうか」という返事がすぐに来るのとでは相手の安心感がまるで違います。

それに自分の中でその仕事の期限が決まるのでずるずると後回しにしてしまうこともなくなるでしょう。

人は「いついつまでにやりますね」という宣言をするとその期限を守ろうという意識付けになるのです。

このとりあえず返事をするという行為は『相手に安心感を与える』『期限を切ることができる』という点で非常に大事なことです。

このようにすぐに出来る事はさっさと片付けてしまうと良いでしょう。

②時間がかかる仕事はスケジュールに組み込む

仕事を軽く見積もった結果これは時間がかかりそうだなと思ったら自分の個人スケジュールに組み込みます。

この時仕事の完成形のイメージをし仕事量を見積もることを忘れないで下さい。

その手法については後ほどご説明します。

スケジュールに組み込むということはその仕事で求められている完成形は何かどれくらいかかる仕事なのかということが分かっていなければできません。

仕事がスケジュール通りにいかないという人の多くは、仕事量や完成形が2つとも見えていないのにだいたいこれくらいかかるだろうという適当な見積もりの下で仕事の期限を決めているか、この日までに提出しなければいけないからと動機ありきでスケジュールを立てているのかどちらかです。

しかしそれではその通りに力技で仕事を終わらせる以外にスケジュールを守ることができません。

正しい見積もりなしに建てたスケジュールなど守れるはずはないので、結局残業で補填することになります。

必ず仕事量の見積もりと完成形のイメージをしてスケジュールを決めましょう。

そして個人スケジュールに仕事を正しく見積もって組み込んだら、今日やるべき仕事に専念するだけです。

③人に任せられる仕事は任せる

そして人に任せられる仕事は任せてしまいましょう。

そのためにはこれは私がやるべき仕事なのかということをきちんと見極める必要があります。

「この程度なら部下の A 君でもできる。」「私が担当するまでもない。」「これは私の仕事ではない。」などという場合はどんどん他の人に言ってしまいましょう。

どう考えてもこれについて知っているのは自分しかいないとかこの仕事の担当者は自分であるという場合は自分の分担です。

しかしそうであってもその仕事の期限と自分の今持っている仕事で照らし合わせると全てを期限内に終わらせることは無理であることが分かっているのなら人に任せるしかありません。ここで注意が必要なのが任せすぎた結果、部下や同僚の仕事が超過するようになっては本末転倒です。何でもかんでも任せるのではなくきちんと仕事を精査しましょう。

このような判断ができるのは自分の仕事量が見えていて優先順位付けもされておりスケジュールがしっかり立てられていることが前提にあります。

自分のスケジュール表がブラックボックス化していてどこの仕事がどれくらいかかるのか分かっていないけれど「まぁスケジュール表の一番下に追加しておけばいいだろう」などというどんぶり勘定のスケジュールにしかなっていないと「私は今手一杯だから君に任せる」ということすらできません。

また人に仕事を任せるためにはその仕事を他の人ができるように見える化しておく必要もあります。

★STE P3★スケジュールを立てるだけではなく仕事を見える化せよ

仕事量はどれくらいから見える化する

あなたは今抱えてる仕事の仕事量がどれくらいなのかを把握していますか?

もらった仕事依頼のメールがたまっているけどどんな内容なのかまだ見えてない。

ある問題を解決しておかなければならないんだが解決の目処は全く立っていない。

などというその仕事量の全体の目安が全く分かっていない仕事ばかりを抱えているのではないでしょうか。

仕事量が見えていないということはその仕事を終わらせるために一か月かかるのか1年かかるのかすらわからないということ。

そんな不安要素満載の仕事の束を抱え続けると他の仕事がいつ終わるかも分からないし、出来るだけ仕事を片付けてしまわなければと今日すべき仕事がどれくらいなのかも分からず、毎日残業をし続けるということになってしまうでしょう。

仕事を後回しにする時はある程度見える化しておくことで不安要素がなくなります。

仕事が生じたその時に解決の目処を付けておく

この仕事を終わらせるためにはある問題を解決する必要がある。

この資料を作るためにはあの人に頼まないとできない。

などというその仕事を終わらせるためには何か解決すべき問題がある場合は、その問題の解決の目処をある程度つけておきましょう。

例えば先ほどのような仕事を依頼された場合、過去の同様の例を見てこの方法なら問題が解決できそうという目処をつけておくことで、資料を作るための協力依頼をその人にしておくなどという対処をあらかじめしておくことができます。

そうすることで解決すべき問題を抱えた困難な仕事は単に作業をして片付けるだけになり、仕事の難易度が下がります。

どんな仕事もあとはやるだけ状態にしておけば自分の仕事のスケジュールを立てやすくなります。

そしてある程度仕事を把握して問題解決の目処を立てるという作業は、仕事を依頼されたその時に行ってしまうのが一番です。

仕事を依頼された時にはその仕事を依頼した人と話ができる状態になっているはずです。

仕事が届きたてホヤホヤの時に依頼者に色々と聞いておかないと時間が経つことで仕事を依頼した人がその仕事について忘れてしまうこともあるでしょう。

仕事が生じたその時にその仕事についてある程度もんでおくことはとても重要なのです。

仕事を依頼されたらメールの内容を見ずにそのまま未読(未着手)フォルダーに入れたまま放置ということはしないようにしましょう。

仕事量を見える化しておく

いま自分のスケジュール表に入っている仕事はそれぞれどれくらいの時間がかかるのかを把握していますか?

納期が決まっているからそれ通りにスケジュールに入れているだけ何となく1日ずつ割り当てているだけなどという仕事量の見積もりなしにスケジュールを立ててしまうのはよくありません。

仕事もスケジュールに組み込むというためには仕事量の見積もりをしておく必要が絶対にあります。

5ページほどの資料を作る仕事は半日じっくり考える必要がある。

プレゼン資料を作る仕事は丸1日何も考えないで作る。

資料は2時間50ページほどの資料を確認する。

など作る資料の量や質などを考慮して仕事量を見える化すればその仕事を終わらせるためにかかる時間が算出できます。

そしてこのように自分が持っている仕事が半日かかる仕事なのか2時間で終わる仕事なのかを把握しておくことで、それらを組み合わせて今日中にどれくらいの仕事を終わらせることができるかが分かります。

また1日かかる資料作成にずっと取り組んでいるとちょっと気分転換が必要になることもあります。

そんな時は短時間で終わる単純作業の仕事も間に入れ込んだりすることで気分転換になります。

そのために お手軽な仕事を残しておくという手もあります。

このように手持ちの仕事の所要時間を大体把握しておくことで仕事の組み立てが出来るのです。

便利グッズやITツールを活用せよ

仕事の見える化に欠かせないのが付箋などの便利グッズやITツールです。

例えば今日中に終わらせなければならないちょっとした仕事内容であれば前に書き込んでパソコンのディスプレイの端などに付けておきます。

そうすることでどんどんこなしていって全部なくなれば完了ということがわかりやすいですよね。

またこれは一人ではこのしきれないという時にはその付箋をそのまま他の人に手渡すこともできます。

また作った資料を上司などに確認してもらったサインペンなどにコメントを記入してもらって資料にペタペタ貼ってもらいます。

そうするとこの資料の修正箇所はこの付箋の数だけということがすぐにわかります。

修正をしたら付箋を一つ一つ剥がしていけばあとどれくらいの修正が残っているのかがとても分かりやすいでしょう。

このように付箋を使うことには仕事量が見えるという良さがあります。

タスク管理ができるツールなどもあります。

仕事を優先順位別に色分けしたり仕事の内容を細かく記入しておくことができたりそのままメールを送ることができたりとタスク管理ツールにも様々なものがあります。

このような便利グッズや it ツールを活用して仕事を見える化する工夫をしてみてください

★STEP4★仕事を人に任せられる下地を作れ

人に任せられるように見える化しておく

自分の仕事を効率よくこなす一番良い方法は、仕事を人にやってもらうことです。

どんどん人に任せてしまうことで自分の仕事はなくなり早く帰ることができます。

しかし仕事をただ人に無責任に任せるわけにはいきません。

きちんと仕事内容を引き継がなければいけないのです。

人に仕事内容をきちんと引き継ぐために有効なのが、仕事を見える化しておくことなのです。

仕事量はどれくらいなのか。

この仕事を遂行する上で問題点となり得ることは何か。

仕事の目的は何なのか。

などということを明らかにしておけばその仕事を引き継ぐ人は仕事がやりやすくなるはずです。

ただ仕事を丸投げするのではなく、ある程度仕事を噛み砕いてその全貌を明らかにし仕事を見える化しておくことは他の人に仕事を振る上で必ずしておかなければならないことです。

この仕事の見える化は前述したことと全く同じことです。

仕事の見える化について自分が抱えている仕事は、全て見える化しておくべしというお話をしました。

仕事を見える化してすぐに取り掛かれる状態にしておけば、仕事がやりやすくなるという内容です。

そしてそれは仕事を人に振るときにも役に立つのです。

つまり自分の中できちんと仕事を見える化しておけば、自分も仕事がやりやすくなるし他の人もやりやすくなるということなのです。

仕事の見える化は仕事ができる人ならみんなやっているとても素晴らしい仕事の整理術です。

是非やってみてください。

自分が担当すべき仕事内容を明確にしておく

人にどんどん仕事を振るというのはなんだか仕事に対して無責任であるような罪悪感を覚える人もいるかもしれません。

もちろん仕事したくない、仕事を減らしてさっさと一人だけ先に帰ろうなどという態度は無責任です。

しかし自分が担当すべき仕事と他の人が担当すべき仕事をきちんと分担できるということは実はとても有意義な事なのです。

あなたは今の会社においてどのようなポジションにいてどのようなスキルを持っているのでしょうか。

それに応じてあなたが担当すべき仕事というのはおのずと決まってくると思います。

ある程度勤続年数を重ねており、仕事のスキルも高いという中堅どころの社員が新入社員がやるような単純作業をすることが果たして適切な役割分担でしょうか。

中堅社員ならばそれ相応のお給料ももらっているはずです。

それなのにその給料に満たない仕事ばかりしてしまっては会社にとっても損失です。

正しい役割分担のもとで仕事をするためには、自分が担当すべき仕事内容は何かということを普段からきちんと意識しておく必要があります。

例えば自分は今のメンバーの中ではある程度スキルが高いから難易度の高い仕事を受け持ち、難易度が低い仕事は他メンバーに割り振る。

自分は一番経験が豊富だから顧客対応ではクレームなどの問題についてのみ対応し、通常の顧客対応は他の人に任せる。

などというように自分の役割は何なのか求められていることは何なのかを明確にしておきましょう。

そしてその役割分担をチーム内でも共有しておくことが大事です。

普段からチームワークを大切にする

人にさっと仕事を振ることができる環境を作るためには普段からチームワークを大切にしておく必要があります。

普段しゃべりもしない人にごめんこれちょっとやっておいてくれるなどと気軽に仕事をお願いできるわけはありません。

前述したような仕事の役割分担について普段から話し合い、お互いが持つ仕事内容を把握しあうなどチーム内での役割を明確にしておきましょう。

時には相手が忙しい時などは相手の仕事を代わってあげても良いでしょう。

忙しい時はお互い様という雰囲気を作っておくのです。

そうすることで仕事場チームみんなで共有しみんなで協力し合って仕事をこなしていくという雰囲気が生まれるでしょう。

★STEP 5★仕事をしないと決めたらするな

仕事をダラダラ続けると効率が落ちる

仕事を効率よく終わらせる方法。

それはただがむしゃらに仕事をするだけが良い方法ではありません。

仕事をしないという手もあります。

何時間も何日も不眠不休で働き続けることだと不可能です。

仕事を続けることができる時間は限られています。

仕事を続けると体力は必ず消耗し疲れたら休んで体力を回復しなければ仕事を続けることなどできないので、逆に仕事の合間に適度に休憩をとることで仕事の効率はかなり向上します。

休んでばかりでは仕事になりませんが、仕事の合間合間に疲れを取ることで仕事はとてもはかどるのです。

このポイントは仕事自体の整理術というよりは、自分の中で仕事に使える体力をどう配分するかという手法です。

1日の中でコーヒーブレイクする時間を効率的にとれ

ではどのように仕事の合間に休憩を取ったら良いのでしょうか?

仕事をしていると疲れが出る時間というのは決まってきます。

その時にしっかり休憩をとるのがおすすめです。

昼休みの昼寝

朝出社してからバリバリと働くとお昼が近づくにつれて疲れてきますよね。

あなたはお昼休みをどのように過ごしていますか?

同僚とランチを取りに外に出るという人もいれば、愛妻弁当を自席で食べるという人もいると思います。

お昼ご飯は何を食べてもいいのですが、お昼休みの休憩でおすすめなのが15分ほど寝ることです。

人は睡眠をとることで疲れが取れます。

しかし寝すぎるとかえって体がだるくなりますよね。

お昼休みに昼寝をするなら15分ほどにすると1番疲れが取れて日に目覚めることができると言われています。

同僚とランチお店まで食べに行くとコーヒーまで飲んできっちり昼休みが終わる1時になってしまうかもしれません。

しかしそれだと同僚との談笑でリフレッシュが出来るでしょうが、目や頭の疲れは癒されません。

休憩を過ぎてさあ仕事をしようと思った時にとても眠くなってしまいます。

しかし席で15分の深い睡眠をとると目が冴えてすっきりと仕事を始めることができます。

3時前後にコーヒーブレイク

そして午後に仕事を頑張ると3時から4時にかけてまた疲れてくると思います。

そこでコーヒーを飲んだり甘いものを食べたりしてコーヒーブレイクをとるのです。

あなたが働いているフロアで3時前後にコーヒーブレイクをとる習慣をつければ皆でリフレッシュすることができます。

ちょっと同僚達と会話することで肩の力が抜けるのではないでしょうか。

ちょっと肩を回したり伸びをしたりしても体のコリや張りがほぐれてリフレッシュしますよ。

パソコンを長時間使って仕事をする人は体勢を変えると気分がだいぶ楽になります。

大きい仕事を終えた後にコーヒーブレイク

決まった時間ではなくても長い会議が終わった根を詰めて作り続けていた資料作りが終わったなどでかけていた仕事が終わった瞬間に休憩をとるのも良いでしょう。

またこの仕事が一段落したら美味しいコーヒーでも買いに行こうなどという目標があると頑張れるものです。

自分が好きなコンビニスイーツなどをご褒美にしても良いでしょう。

このように区切り区切りでリフレッシュすることで仕事のやる気が湧いてきて仕事の効率が上がるはずです。

体力は無限にあるわけではありません。

自分の中で仕事を支える力をどう回復させてどの仕事に自分の力を真似するかという計画を立てることも仕事を効率よくこなす上で必要なことなのです

★まとめ★

仕事のやり方は人それぞれです。

与えられた仕事や湧いてきた仕事を片っ端から片付ける人は常に仕事に追われています。

でもそれでは毎日が残業残業で仕事量がなかなか減りません。

体力も削られますし仕事に追われているという精神状態が続くので精神的にも良くありません。

しかし仕事ができる人は仕事の整理術を知っています。

仕事を吟味しよく観察して多少揉みほぐすことでこの仕事の目的は何だ、この仕事を達成する上で生じる問題は何だ、主要な資料は人的資源は仕事量はどれくらいなんだといった仕事の内容を見える化します。

そして見える化してすぐに仕事に取り掛かれるようにしておいた仕事を持っておいて、必要に応じて人にすることもできます。

そして仕事を見える化するために便利なツールを使いこなします。

また自分の体力をどの仕事に割り振るかどう回復させるかということも常に考えて自分の力を最大限に引き出します。

仕事ができるビジネスマンはそのすべての行動を計画的に効率よく行うことで効率よく最大限仕事の効率を引き出すことができるのです。

あなたも是非実践してみてください!

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