ビジネスにおけるコミュニケーションの基礎

ビジネスにおけるコミュニケーションの基礎
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はじめに

社会人のビジネスにおいて重要なスキルの一つがコミュニケーションスキルです。

社会に出れば様々な年齢層と話す機会は多くなります。

また電話や社内での会議などビジネスを回すにあたって、コミュニケーションの場は幅広くあります。

しかし重要なスキルだとわかっていても自分のコミュニケーションスキルに不安や悩みを抱えている方が少なくないのも現状です。

例えば初対面でうまくコミュニケーションがとれるか不安であったり、目上の人ともちゃんと話せるのか心配伝え方や話し方に自信がないといった様々な問題がありますよね?

そんな方でも今回紹介するPOINTを押さえておくことでビジネスにおけるコミュニケーションも円滑なものとなるでしょう。

今回紹介する基礎を抑えるための重要な項目が四つあります。

一つ目は初対面で好印象を与えるコミュニケーションの取り方です。

このSTEPでは初対面から相手の心をつかむためのテクニックを紹介します。

二つ目は年下や上司をはじめとする年長者との話し方です。

このSTEPでは上司との上手な付き合い方を説明していきます。

年長者に対する苦手意識を解消しましょう。

三つ目は報告連絡相談における話し方です。

いわゆるほうれん草のことですが、社会人にとって特に基礎の部分となりますので、まずは要点から学んでいきましょう。

四つ目は電話での話し方です。

相手の顔が見えないところに難しさがありますが、話し方で好印象を与える方法を解説していきます。

基礎を身につけることで着実にコミュニケーションスキルも付いてきます。

それではコミュニケーションの核となる話し方、伝え方といった基礎の部分をステップごとにみていきましょう

★STEP1★初対面で好印象を与えるコミュニケーションの取り方

ビジネスをするにあたって初対面の方と接触する機会は非常にたくさんあります。

例えば取引先とのやりとりや職場の飲み会などがあります。

しかし初対面ではお互いのことを知らない状態であるため、何を意識しどんな会話をすればいいのか分からない方も多いはずです。

そこで最も重要となるのが第一印象です。

第一印象が良ければ相手にまた会いたいと思わせることができ、その後の人間関係も円滑になるだけでなくビジネスチャンスも得られます。

好印象を与えるために重要なのは会話の面白さや知識の量ではなく、見た目や話し方といった部分を意識することなのです。

そこで今回は初対面で好印象を残すための基礎となるコミュニケーションの取り方を解説していきます。

笑顔を意識すること

初対面においてまずは笑顔を心がけることが最も重要です。

しかし笑顔を心がけると言っても相手の性格や人間性を知らなければ緊張や不安に駆られて引きつった笑顔になってしまうという方も多いでしょう。

しかし硬い表情は第一印象を悪くしてしまいます。

口角を上げ相手の目をしっかり見て話しましょう。

ニコニコした表情を見せることは相手にとっても気分が良く、明るい印象を与えることができます。

そのほかに『活力がある』『元気がある』などポジティブな好印象を与えることができます。

初めに好印象を与えることで、その後の会話もよりスムーズになります。

また相手が暗い表情だったり多少冷たいことを言われたとしても笑顔を絶やさないようにしましょう。

相手の方が緊張しているのかもしれません。

どんな場合でも笑顔をキープし場の空気を明るくしていきましょう。

笑顔で話すことで自然と緊張もほぐれていきます。

相手がどんな人であっても笑顔の効果は絶大です。

しっかり意識しましょう。

少しゆっくり丁寧な口調で話す

少しゆっくり丁寧な口調で話すことで、相手は好印象を持ちます。

少しゆっくり話すことで相手はあなたにソフトな印象を抱きしっかり話を聞いてくれるのです。

一方でゆっくり話すつもりが緊張でどうしても早口になってしまう方も多いでしょう。

しかし話すペースが速いと落ち着きがなく怒っている印象を抱かれてしまいます。

そのため話がうまく入っていかずに相手もあまり話を聞きたいと思われなくなります。

特に相手が緊張してしまっている場合には威圧的な印象を与えてしまいます。

どうしても緊張で早くなってしまう方はまずはゆっくり深呼吸をしリラックスしてから話すようにしましょう。

ゆっくり話すことで相手は聞き取りやすくなりこちらの話もしっかり聞いてくれます。

話し方の一つとして重要なポイントなのでしっかりと押さえておきましょう。

声のトーンやテンポを意識する声のトーンやテンポによって相手に与える印象は違ったものになります。

例えば低いトーンで話せば信頼感や安心感があるといった印象を抱きます。

一方高いトーンであれば優しくて穏やかな印象を与えます。

このように声の高さによって相手への印象は変わってくるのです。

人によって声が違いますが高低差がありすぎず、少しトーンが低い程度が聞き取りやすいでしょう。

例としてはアナウンサーのような少し低い落ち着いたトーンです。

高いトーンの方が聞き取りやすいと思われがちですが、ただ高いだけの威圧的な声よりも少し低い声を意識した方が相手に好印象を残せます。

また相手のテンポに合わせて話すことも重要です。

早口の相手に対しては早口を心がけゆっくり話す

相手にはできるだけゆっくり話すことを心がけましょう。

互いの話すスピードが違いは話がうまく噛み合わずにコミュニケーションが取りづらくなってしまいます。

少しゆっくり話すことを優先させ出来る限り相手のテンポに合わせることも心がけましょう。

相手のことを知っておく

相手のことを知っておくことで初めての会話の中でも好印象を残すことができます。

しかし初対面では互いのことを知らない状態ですのでもちろん相手が何が好きでどんな人間なのか分かりません。

つまり見た目で好印象が残せても会話の中で好印象を残すことは難しいのです。

そこで相手のことを下調べしておくことが重要になってきます。

例えば相手がゴルフ好きであれば最近のゴルフのニュースやトレンドなどを知っておくと話もスムーズに進み相手に好印象を与えることができます。

相手のことを知るには SNS や会社のウェブサイトなどの情報発信ツールをチェックしたり、相手とのつながりのある人に聞いてみるといった手段を活用していきましょう。

事前にこうした準備をしておくことで相手のニーズに沿った会話で好印象を与えることができます。

会う前にまずは相手の情報を集めておきましょう

★STEP2★上司をはじめとする年長者との話し方

年長者と話すことに対して苦手意識ができてしまったビジネスパーソンが多いのも事実です。

上司と話すことになって『話がつまらないと思われたらどうしよう。』『嫌われたらどうしよう』というネガティブな感情が先に立つ方も少なくありません。

しかしながらしっかりした礼儀や言葉遣いを意識しうまく雑談を加えてみるだけで年長者とのコミュニケーションも上手くいきます。

それでは三つの重要項目を見ていきましょう。

雑談を加える

上司との会話では話題に困る場面が多々あります。

そこで威力を発揮するのが雑談です。

雑談を加えることによって上司との信頼関係がゼロからでも作ることができます。

内容は主に天気や上司への質問趣味の話などがスタンダードでしょう。

中でも最も汎用性のある分野が天気です。

例えば『今日は暑いですね』や『最近寒くなってきましたね』などの会話を切り出すことで、そこから話も発展させることができます。

これはどんな場面でも使えますからぜひ覚えておきましょう。

次に好感度を持たれるのが上司への質問です。

なぜなら年長者からすれば後輩に知らないことをもっと教えたいという意欲があるためです。

過去の失敗談や仕事のアドバイスなどを積極的に質問すれば喜んで答えてくれるケースが多いので、雑談の中にも質問も挟んでみましょう。

また趣味の話もオススメの内容です。

共通点があれば盛り上がる場合もあり仲良くなれるチャンスでもあります。

もし趣味が合わない場合でもしっかり興味を持って聞くようにしましょう。

興味を持ってくれていると思わせるだけでも少しずつ信頼を重ねることができます。

内容は様々ですが日々の雑談でワンクッション入れることで年上からの好感度を上げていきましょう。

礼儀を意識する

礼儀は常に意識しておきましょう。

年長者に対して敬語を使うのはもちろん最低限の礼儀マナーです。

友達のような口をきいたりいきなり馴れ馴れしく接したりするのは、年長者に抵抗感を覚えさせる失礼な行為になります。

話す内容が少しあやふやでも敬語を使うことで、相手に不快な思いにさせることはありません。

敬意をしっかりと相手に示しながら伝えるようにしましょう。

また年長者と懇意になったからといって敬語忘れてしまうことがあるのも事実です。

様々な場で自然と親しくなっていくことで礼儀を忘れてしまうこともあります。

しかしどれだけ親しくなっても上下関係があることには変わりません。

常日頃敬語で話すことは当たり前のルールであるためそういった部分で信頼関係を崩さないように注意しましょう。

また接する機会が多ければ多いほど敬語を忘れがちなので常に敬意を払って接することを心がけて、信頼関係をより深いものにしていきましょう。

上司を頼る

分からないことは素直に聞く姿勢は、年長者との関係を築く上で非常に重要です。

しかし特に新入社員などは初めての仕事が多くわからないことだらけで悩むことがあるでしょう。

例えば上司に分からないことを聞きたいけどこんなこと聞いていいのかなと遠慮するビジネスパーソンは多いのです。

しかしながら年長者にしてみると後輩から質問されると頼られていると感じられて嬉しいものです。

上司も後輩に教えてあげたいという気持ちが元々強いため、積極的に聞いてくれるなら育ててあげようという気持ちにも変わります。

そして信頼されていると思わせることで今後のビジネスを行っていく上でもしっかりと面倒を見てくれるようになるでしょう。

また聞いている間にはしっかり頷いたり相槌を打ったりして拝聴の姿勢を示し終わったらしっかりとお礼を言いましょう。

真剣に聞く態度を貫くことで聞いても真摯に答えてくれます。

年配者は人生の先輩です。

信頼関係を築くためにも分からないことや困ったことは遠慮なく聞いていきましょう。

★STEP3★報告、連絡、相談における伝え方

仕事を進めるにあたって作業の進捗状況などを確認する『報告』『連絡』『相談』つまりホウレンソウは非常に重要です。

しかし実際に内容をうまく伝えることができずに、作業に支障をきたしてしまうビジネスパーソンも多くいます。

ホウレンソウはビジネスパーソンにとって仕事の基本となるものなのでこれを機にしっかり学んでおきましょう。

それでは『報告』『連絡』『相談』のステップに分けて解説していきます。

報告の伝え方

報告とは部下が上司から与えられた仕事を完了した際上司に報告することです。

報告を正しく行うことで仕事を円滑にしていきましょう。

まず報告をする際には

①仕事を完了した際にはしっかり報告をする

②中間報告を意識する

③悪い報告はすぐにする

上記の三つのポイントを押さえておく必要があります。

それでは順を追ってみていきましょう

①仕事を完了した際にはしっかり報告をする

一つ目は仕事が終わったらしっかりと報告することです。

部下に対して頼んだ仕事がやりっぱなしで放置されているという状況がよくある例です。

完了しているにも関わらず放置したままだと仕事の状況が上司に伝わりません。

完了していることが分かれば上司は別の仕事を頼むことができます。

報告をしないのは依頼した側に迷惑ですので完了の報告は必ずしましょう。

②中間報告を意識する

二つ目は中間報告を意識することです。

中間報告とは仕事がまだ完了していなくても毎日依頼側に進捗を報告することです。

中間報告をすることで上司は状況を把握し人を増やしたり手を貸したりするなど仕事を割り振りしやすくなります。

また万が一仕事の方針が間違っていた場合のいち早く軌道修正ができるようになります。

つまり部下の仕事に不備があることに上司が気づきやすくなり的確な指摘が出せるようになります。

上司が想像もしていないトラブルも防げるのです。

まだ仕事の途中であっても上司に進捗を把握させるためにもこまめな報告を意識していきましょう。

③悪い報告はすぐにする

三つ目は悪い報告はすぐにするということです。

悪い報告というのは言いにくい場合もあるでしょう。

しかしためらっている間に状況は悪化するばかりであるのは事実です。

万が一トラブルがあった場合にはまず潔く謝罪しましょう。

そしてその次に重要なのがまず先に結論を話すことです。

初めに事実を知りいち早く状況に気付ければ、トラブルも最小限に抑えることができるためです。

ミスをおかしたというマイナス面もありますが、ここでのスピーディーさが信頼にもつながるため早急に結論を伝えるようにしましょう。

連絡の伝え方

連絡とは報告と違い義務的ではなく、自己の判断で連絡をすることです。

主観的なものだと捉えがちですがトラブルを避けるためには客観的な視点も必要です。

例えば『こんなこと連絡する必要はあるのかな』と個人的に思っていても相手からすれば重要だったというケースもあります。

取るに足らないことでも共有しておくことに越したことはありませんので、もし判断に迷ったら周りの上司に助言を求めることも覚えておくといいかもしれません。

ここでも結論から伝えることを意識しましょう。

相談の伝え方

相談とは仕事上の判断や決断に困った時に周りの人に相談することです。

主に部署が変わった時や転職となった場合に相談することが多いと思います。

まず相談する際には相手の都合に会うタイミングで行うようにしましょう。

そして事前に考えをまとめるなどして、自分でできる範囲の準備をしておくことがベストです。

次に出来る限り相談したい事を掘り下げたら少しお時間頂いていいですかといった感じに話を切り出しましょう。

相談に乗ってくれたらまずは自分の相談内容を簡潔に伝えることが大切です。

なぜならあまり長々と話してしまうと結局何が聞きたいのか分からなくなってしまうためです。

そしてアドバイスを頂いた場合にはその通りにしてみるのが基本です。

せっかくアドバイスをしたのに全く違う行動を取られると相談に乗った側も不快な気持ちになります。

信頼できる相談相手を見つけ従うことを前提に相談するようにしましょう。

中には相談することで従わなければいけないのは嫌だと思う方やわざわざ相談事の報告をするのも面倒と思う方がいるかもしれませんがまずは自己開示することが大切です。

相談した側も相手の気持ちを知ることができたというわけで良い信頼関係へとアプローチした形になります。

そのほか為になるアドバイスも聞けて時には上司から好かれることもあるので、また相談に乗った後にはお礼や事故の報告も忘れないように心がけるようにしましょう。

★STEP4★電話での話し方

電話では相手の顔が見えない状態でコミュニケーションをとります。

電話対応の難しいところは相手の表情やしぐさも見えないために声だけを頼りに情報を得るところです。

そして自分の声のトーンや話し方が会社の顔となり、そのまま向こうへ伝わってしまうのです。

しっかりと1つの基本を抑え相手に好印象を与えられるようにしましょう。

声は少し高めで丁寧に

電話では丁寧な言葉遣いも大切ですが、声の印象も大切です。

相手に好印象を残すためには声のトーンは少し高めを意識しましょう。

特に電話では高い音の方が相手からも聞こえやすいのです。

しかし注意点としては自分の声は自分が思っているよりも暗いトーンである場合が多いので、周りの人に聞いて確かめてみましょう。

聞こえやすさが重要ですからどんな電話でも普段から高めの声を意識して話す癖をつけておくことが大切です。

抑揚での表現はオーバーに電話は実際に会って話す時とは違った声がします。

つまり普段話しているとんで話しても自分が思っている行為とは違った声が相手に伝わっているのです。

したがってトーンを表現する際にはできるだけをオーバーに表現しましょう。

例えば申し訳ありませんと話す時には申し訳なさを表現するためにトーンを下げるようにします。

声が高くなりそのうえ抑揚を欠くと感情がこもっていないと認識されて誤解が生じる場合もあります。

抑揚が電話対応での落とし穴でもありますので、しっかり磨いて抑揚も意識して感情をうまく伝えることが大切です。

自分が普段話している声よりもオーバーに表現してみることで相手にも感情や気持ちも伝わりやすくなるので電話ではオーバーなイントネーションを意識しましょう。

ハキハキと話す

電話対応で一番重要なことは声がしっかりと相手に伝わっていることです。

もし小さな声でモゴモゴと話していたら相手に迷惑なのと用件がうまく伝わらずに仕事に誤解を生じてしまう場合もあります。

最近の電話は音質もクリアになってきていますが、できるだけメリハリのあるはっきりとした発音を心がけましょう。

また声を出すテクニックとして正面を向いて話すことも心がけるとより聞き取りやすく大きな声で話すことができます。

受話器を持って下を向いて話すことが多いものですが、前を向いて話すことで圧迫されていた声帯が解放されようにはっきりと聞き取れる声になります。

まずは自分が何を言っているのかはっきりと相手が聞き取れるように話すことが重要です。

ハキハキと話ししっかりと相手に聞こえる声を意識していきましょう。

常に笑顔を意識する

リアルの場で話す時と同じように電話でも明るい印象を与えることは大切です。

そして明るい印象をもたらすためには笑顔で話すことが必須条件となります。

しかし無理に口元だけで笑顔を作ろうとしてすぐに戻ってしまう方も多いです。

そうなってしまうと口元が動かしにくくて不自然な口調になってしまうため、根元から笑顔を作ることを意識しましょう。

するとあまり口を大きく開かなくても自然と笑顔が作れるようになります。

これが電話対応での基本的な表情ですので、鏡などを見て練習するのもいいかもしれません。

逆に硬い表情で明るい対応をすることは難しいです。

常に笑顔を維持し元気で明るい対応を目指していきましょう。

用件は簡潔に伝える

用件を伝える際には簡潔にまとめて話すことが大事です。

もし電話で話が長くなってしまうと自分や相手にまで無駄な時間を作ってしまいます。

特に相手が忙しい場合には作業を中断することになり仕事に悪影響を及ぼしてしまう場合もありますのでしっかりと要点を絞った上で結論から伝えるようにしましょう

★まとめ★

初対面で好印象を与えるポイント

初対面ではまず第一印象が重要です。

初めは見た目から入りますのでどんな相手だとしても笑顔を忘れることなく意識していきましょう。

次に話し方としては少しゆっくりなペースで声は少し低いと音がお勧めですそうすることで、相手にも落ち着いた印象を与えることができます。

できれば相手のテンポに合わせて話すことでより円滑なコミュニケーションができるので、相手をよく見て話すことを意識していきましょう。

年長者とうまく話すポイント

年長者との信頼関係を築いていくには意外に雑談が重要となってきます。

う。

もし雑談の話題に困ったらまずは、天気ネタや趣味の話から発展させ関係を深めていきましょう。

また年長者にはいかなる時も敬語を使うようにしましょう。

どれだけ親しくなっても礼儀を忘れないことが社会人のマナーです。

そして分からないことには素直になり、積極的に上司を頼ってみましょう。

頼られて嬉しくない上司はまずいないと覚えておくことです。

『報告』『連絡』『相談』の基礎的な伝え方

報告連絡相談の三つはビジネスパーソンとしての基礎なので普段から意識することが大切です。

まず一つ目の報告では仕事の状況を把握するためにも完了報告を忘れないことです。

できれば仕事が終わっていなくても進捗状況をこまめに報告するようにしましょう。

二つ目の連絡は迷ったら相談し念のために伝えることです。

予期せぬトラブルを防ぐために客観的に見た判断を下すことを忘れてはいけません。

三つ目の相談は結論から簡潔に伝えることです。

報告連絡にも共通することですが話の核となる部分を先に伝えるのが重要なポイントです。

電話での話し方のポイント

電話では相手の顔が見えないぶんあなたの印象は自分の話し方にダイレクトに左右されるということを覚えておきましょう。

ポイントとしてトーンは普段話す時よりもオーバーに表現することです。

普段話している声は意外に相手に伝わりづらいので電話では常に抑揚を意識しておきましょう。

また相手に聞こえるように前を向いてハキハキと話すようにしましょう。

相手にしっかりと内容が伝わることが電話において一番重要なことです。

以上がまとめになります。

4ステップそれぞれの基礎をしっかり押さえコミュニケーションで信頼関係を築いていきましょう

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