すぐに実践できるマネジメントスキルを高める五つのポイント

すぐに実践できるマネジメントスキルを高める五つのポイント

はじめに

ブラック企業という言葉が一般化し、職場でストレスを感じうつ病で自殺してしまう人たちが、後を絶たない現代ストレスを感じる原因の最も大きなものが、職場の人間関係と言われている中で、上司のマネジメントがストレスに多かれ少なかれ影響を与えているのは紛れもない事実でしょう。

あなたのマネジメントで部下は苦しんでいないでしょうか?

しっかりと部下をマネジメントし、よりよい職場環境を作れているでしょうか?

不安に思う方も多いのではないかと思います。

そこで今回はマネジメントの重要性を再認識して頂き、すぐに実践できるマネジメントスキルを高める五つのポイントをお伝えしていこうと思います。

★STEP1★どうしてマネジメントが重要なのか

そもそもマネジメントとはどのような意味なのでしょうか?

あの有名なマネジメントの父ドラッカー氏はどのように言っています。

「マネージャーとは、組織の成果に責任を持つものである」とつまりマネジメントとは組織で成果をあげるために責任を持って行うこと、というように解釈できます。

私たちは何らかの目的を達成するために、作られた組織で働く以上組織の目的を達成するために、成果を上げることが求められます。

その成果の責任を持つ者が、マネージャーだとするならばマネージャーの重要性は非常に高いということが言えるでしょう。

そしてマネジメントと一言に言ってもそのジャンルには様々なものがあります。

例えば部下に達成すべき目標を設定する「目標マネジメント」や部下の業務がしっかりと計画通り進んでいるか、その進捗を確認する「業務マネジメント」、組織の人材の適正を考えどこに配置するのがベストなのかを考え実行する「組織マネジメント」、そして部下のモチベーションを向上させストレスなくやりがいを持って働いてもらえるようにする「人材マネジメント」など多種多様なマネジメントがあるのです。

その中でも働きやすい職場を作るための人材マネジメントに焦点を当てて話を進めていきたいと思います

これだけは身につけたいたった一つのスキルとは

人材マネジメントと聞いて大抵の人が思い浮かべるのは、部下は褒めるべきしかるべきといった接し方だと思います。

もちろん部下を褒めることも重要ですし、時には叱ることも重要です。

しかしほめたり叱ったりといった表面上の行動にとらわれていては、本質を見失ってしまいます。

人材マネジメントをする上で、欠かすことのできないたった一つのスキルを身につけていない状態で、ただ単にほめたり叱ったりしても部下の心にはほとんど響かないでしょう。

部下にはこの上司は表面上の言葉だけで、自分のことをコントロールしようとしているなと思われてむしろ逆効果の可能性さえ考えられます。

では人材マネジメントする上で欠かすことのできないたった一つのスキルとは一体何なのでしょうか?

それは信頼関係を築くスキルです。

部下との信頼関係なしに部下をマネジメントすることはできません。

部下との信頼関係を築けて初めて上司のやって欲しいことを部下は進んでやってくれますし、部下を叱った時に部下は上司は自分のことを思って叱ってくれているんだとその想いをしっかりと感じ取ってくれます。

しかし信頼関係を築けていない状態だと、部下に何かをして欲しいと頼んだとしても部下は嫌々やらされている状態で働くことになりますし、部下を叱ったとしても部下からすると信頼していない人に叱られるのは、ただ単に苦痛な時間でしかありません。

このような状態だと部下はストレスを抱えながら仕事をしなければならなくなりますし、仕事の成果が高まる可能性は低くなってしまいます。

もちろん働きやすい職場ですかと聞かれたらほとんどの部下が No と答えるでしょう。

この状況を打破するためには信頼関係を築くスキルを磨く必要があります。

部下との信頼関係をうまく築けるようになれば、部下はストレスなく生き生きと働くことができますし、楽しく働くことで成長し仕事の成果も高まります。

★STEP2★マネジメントスキルを高める5つのPOINT

ではどのようにしたら信頼関係を築くスキルを磨くことができるのでしょうか?

いきなり難しいことにチャレンジしようとしても大抵の人は失敗して挫折してしまいます。新しいことを始める場合は、まずは簡単に出来ることから始めて徐々に段階を経てレベルを高めていくのが王道です。

ですので今回は明日からでも実践可能なレベルのもので具体的に五つのポイントに絞ってお伝えしていこうと思います。

その前にこれらに共通する重要な考え方を紹介しておきます。

それは部下の自己重要感を高めてあげるということです。

この自己重要感とは、簡単にいうと他人から自分は大事な人間だと評価してもらっていると感じられることと言えます。

つまり上司が部下を大切にしたり、期待したり気にかけたりすることで、部下は上司から大事な人間だと認めてもらっていると感じ上司のことを信頼するようになります。

この考え方は人を動かすの著者であるデールカーネギー下その中で同様の記述をしていました。

これからお伝えする五つのポイントは、全て部下の自己重要感を高めることを目的に行います。

ですのでそのことを念頭に置いたうえで、これからのポイントを聞いていただけるとより理解しやすくなると思います。

それでは一つ目のポイントに移りましょう。

POINT1 部下の話を最後までよく聞く

まず一つ目のポイントは、部下の話を最後までよく聞くということです。

マネジメントスキルが低い上司は部下の話を最後まで聞かず、その話をさえぎって自分が言いたいことを先に行ったり、話をうまく伝えられない部下に「まとめてから話に来い」とか「話が長い。用件は何なの」とか一方的に突っぱねるような対応を取ったりすることが多いです。

もちろん上司自身も大量の仕事を抱えていて忙しいので、部下の長い話に付き合っている時間を取ることができないといった思いはとても理解できるのですが、そこは一旦我慢しましょう。

というのも部下と信頼関係を築けるようになれば、仕事がスムーズに進むようになり、帰る仕事も割り振りやすくなるはずだからです。

信頼関係を築けていない状態で、上司から突っぱねるような対応をされた部下の心は、深く傷つきます。

自分の話なんて気にも止めてくれないんだと思った部下とは、信頼関係を築くことは非常に難しいでしょう。

また一度でも上司に自分の話を突っぱねられるような対応をされると、上司に話しかけるのが怖くなってしまう部下もいます。

上司に話しかけづらい雰囲気になってしまうとビジネスで重要と言われているホウレンソウ、つまり報告・連絡・相談もしづらくなってしまいます。

ホウレンソウが遅くなったりやらなくなったりすると仕事の進むスピードが遅れてしまったり、重大なミスが起きてしまったりします。

部下の話をしっかりと最後まで聞かないとこのような弊害まで生じてしまう可能性もあります。

部下の話を最後までしっかりと聞いてあげることで、部下は上司はしっかりと自分と向き合ってくれている大切にしてくれていると思い、自己重要感が高まります。

それに最後まで話が出来るので気持ちもすっきりします。

また上司からしても話を最後まで聞くことで、部下が話したいことの意図や心理をしっかりと理解することができるので、その後の仕事を円滑に進めることができるでしょう。

また部下の話を聞く時の態度もとても重要です。

最後まで話を聞いていると言っても、自分の仕事をするためにパソコンを打ちながら聴いていると部下からすると自分の話が聞き流されている印象になってしまいます。

ですので部下の話は自分の作業の手を止めて部下の目を見て聞くようにしましょう。

POINT2 常にプラスの言葉で返す

二つ目のポイントは常にプラスの言葉で返すということです。

これはいわゆるポジティブシンキングの実践です。

上司がいつも怒っていたり、いちいちミスを指摘してきたり疲れたとかしんどいなどのネガティブワードを口にしていたらどうでしょうか?

そんな上司に部下はついていきたいと思うでしょうか?

人は明るく元気な人についていきたいと思うものです。

いつも上機嫌で、ミスではなく長所に目を向けてくれありがとうや頑張ろうなどのポジティブワードをよく使う上司には、人間的に魅力を感じると思います。

そのような魅力的な上司に部下は、信頼を寄せていきます。

では具体的にどのようにプラスの言葉で返していけば良いのでしょうか?

今回は部下が仕事でミスをして、その報告に来た例を用いてご紹介していきます。

部下は上司であるあなたに向かって「一生懸命仕事をしていたのですが、ミスをしてしまって申し訳ございません」と言っています。

その時あなたは、 普段自分の感情をコントロールせずに怒りの声や体をぶつけてはいませんか?

こんな時はまずは勇気を出してミスを報告しに来てくれたことに感謝の気持ちを伝えましょう。

部下からしたらミスをしたことで周りに迷惑をかけてしまうし、上司にも怒られてしまうと思ってできればミスを隠しておきたいはずです。

しかしそのミスを隠さず上司に報告しに来てくれました。

まずはそのことに感謝をしましょう。

例えばまずは「ミスしたことを報告しに来てくれてありがとね。しっかりとミスを報告しに行ってくれたからそのミスが取り返しのつかないことになる前に対処することができるからほんと助かったよ。ミスを報告するのってかなり勇気がいることだけど、ちゃんと報告しに来てくれて俺は嬉しいよ。本当ありがとね。」と言ったように感謝の気持ちを伝えるのです。

このようにミスを報告しに行っても感謝をしてもらえるということを深く理解してくれれば、再び別のミスをした時の報告もすぐにしに行きやすい雰囲気になるので、ホウレンソウのスピードも速くなり、業務も迅速に進むようになります。

そして報告をしに来てくれたことへの感謝を伝えた後は、どうすれば次は同じようなミスをしないようになるかも一緒になって考えます。

そのためにはミスをしてしまった原因を知る必要があります。

原因を把握していない状態で、防止策を考えてもそれが解決できるものになるとは限らず、的外れな策になってしまう可能性があるからです。

ですのでまずは原因を確かめ、その防止策をピンポイントで考える必要があるのです。

この時に重要なのが原因を聞く時にどうしてミスしたんだと、「どうして」という言葉を使わずに、「何かあったの」と聞くことです。

「どうして」という言葉を使うと、ミスした原因に対する部下の解釈を聞くことになります。

部下が自分の解釈を話すとどうしても言い訳っぽくなってしまい、部下自信も話しづらくなってしまいます。

どうしてという言葉は怒られている場面では、少し刺々しい言葉になってしまうので、部下も萎縮してしまいます。

それに対して何があったかを聞くとミスした原因として思い出せる事実を話すことができます。

事実には部下の解釈は入らないため、部下は原因を話しやすくなります。

上司の聞き方ひとつで、部下の話やすさは変わるものなのです。

そしてミスをした原因を把握した後は、その防止策を考えます。

この時に重要な考えが「人は自分が納得したことでないと動かない」ということです。

ですので上司から「次はこういう風にしろよ」と一方的に言われても部下は納得していなければその行動を取ろうとせず、結果としてミスが再発する可能性があります。

そこで防止策を部下に考えてもらうことをお勧めします。

人間は自分で決めたことには納得感を持ち、それを実行しようとする性質があります。

この性質を利用して、負荷に応じ策を考えてもらえば、部下はそれを実行しミスが再発する可能性は低くなるでしょう。

そしてミスの防止策が決まったら、最後に励ましの言葉をかけてあげましょう。

例えば「ミスは誰にでもあるし、ミスをしても今回みたいに一つ一つ改善していけば確実にお前は成長していけるよ。俺だって昔はたくさんのミスをしてきたけど、それを乗り越えて今があるんだから、ミスを恐れずこれからも一緒に頑張っていこう」といったような言葉がいいでしょう。ミスをしたことを、さらなる成長の機会だとプラスに捉えて部下の心を励まし上司である自分も昔は見過ごしていたと共感の気持ちを示すことで、部下との信頼関係はいくと強くなることでしょう。

POINT3 笑顔を絶やさない

三つ目のポイントは、笑顔を絶やさないということです。

笑顔は心の栄養です。

笑顔は人に元気を与え、人に向けられた笑顔は無条件であなたのことを仲間だと思っていますよという行程のサインにもなります。

笑顔を向けることによって部下は自分の事を肯定してくれていると感じます。

肯定してくれていると感じることで、部下の自己重要感が高まります。

それにいつも笑顔でニコニコしている上司には近づきやすいですし、ホウレンソウもしやすいでしょう。

コミュニケーションの量も増えて、部下との信頼関係を築くチャンスが広がっていきます。

また笑顔は周りの人に伝染します。

あなたは誰かが近くで笑っているとそれがなぜか伝染して微笑んでしまった経験はありませんか?

それはミラーニューロンという脳内の神経細胞の反応によって、他人の行動や感情を自分のもののように感じるから起こることなので、上司であるあなたが笑顔でいることで、部下達も笑顔になるということです。

笑顔でいるとやる気や行動力がアップしたり、ストレスが減ったりするので仕事の生産性も高まるのでおすすめです。

POINT4 自分から話しかける

四つ目のポイントは自分から話しかけるということ。

目下の部下から上司に話しかけるのは、なかなか気を使うものです。

ですので部下とのコミュニケーションを取ろうと思ったら部下から話しかけてもらうのを待っているのではなく、上司であるあなたから話しかけるようにしましょう。

そうすることで自然と会話量が増えて、お互いのことがもっと理解できるようになり、信頼関係の構築がよりしやすくなるでしょう。

ただ自分から話しかけるのが苦手という人もいるのではないかと思います。

そんな時にはいつも頑張ってくれている部下に、感謝の気持ちを伝えるだけでも十分です。

例えば「いつも遅くまで仕事頑張ってくれてありがとね。お前が頑張ってくれているから俺は本当に助かってるよ。」と言った言葉で伝えてあげましょう。

感謝の気持ちを伝えられて嫌な気持ちになる人はほとんどいません。

ですので話せる話題がない時には、積極的に感謝の気持ちを伝えるようにしていきましょう。

また偶然部下とエレベーターで乗り合わせた時などにも、自分から話しかけると良いでしょう。

話しかけるという行動は、あなたに興味を持っていますよという意思表示になります。

人間は自分に興味を持ってもらうことが好きです。

自分に興味を持ってくれているということは、あなたの特別な人物と思っているということで、どうでもいい人物だと思っていたら興味が湧かないですし、話しかけようとも思わないと思います。

ですので話しかけるということは、相手の自己重要感を高めるのに有効な方法なのです。

POINT5 些細な変化に気づいてあげる

ポイント5は些細な変化に気づいてあげるということです。

相手の些細な変化に気づいてあげるということは、これも先ほどの話しかけるということと同じように相手に興味を持っているという意思表示になり、部下の自己重要感を高めてあげる行動になります。

しかし部下の些細な変化に気づくためには、本当の意味で部下に興味を持っていないと難しいものです。

部下の今日の体調はどうかなとか、部下は「今どんなことを考えて仕事しているのかな?」とかとことん部下を観察して考えることが重要になってきます。

ですがそんなに部下のことばかり考えることが、自分にできるかなと思う方もいるのではないでしょうか?

安心してください。

今までのお伝えしてきたポイントを実践しているとだんだんと部下のことが好きになってくるはずです。

部下の話を最後まで聞いて、部下と真剣に向き合う、部下にプラスの言葉をかけ続けて、部下の成長を引き出す、常に笑顔で接することで、部下もみんな笑顔で働いてくれる自分から部下に話しかけ、部下のことをより深く知ることができる。

こういった行動を続けていくことで、部下を大切に思う気持ちが高まっていきます。

部下を大切に思い興味が出てきたら、自然と部下のことを考えてしまいます。

そうすると今日の部下はあんまり体調が良くなさそうだぞといった変化に気づけるようになります。

このような変化に気づいて部下に「今日はあまり体調が良くなさそうだけど何かあったの?」と話しかけてあげましょう。

そうすることで部下は自分に興味を持ち心配までしてくれている自分のことを大事に思ってくれていると感じます。

本当に体調が悪ければ、悪化する前に早退を進めると言った部下を気遣う行動にもつながります。

また体調以外にも髪型の変化や服装を身につけているものの変化にも気づいて話しかけてあげると良いでしょう。

ただこのような些細な変化に気づいて話しかけるとセクハラだと受け取られる危険性もありますので、それは相手に合わせて使い分けるようにしましょう

まとめ

今回は部下をマネジメントする際に重要なことをお伝えしてきました。

部下を褒める叱るといった表面上の行動にとらわれるのではなく、コミュニケーションの前提となる信頼関係をしっかりと気づくことが一番重要ということでした。

また信頼関係を築くために、すぐに実践できる五つのポイントとして

  1. 部下の話を最後までよく聞く
  2. 常にプラスの言葉で返す
  3. 笑顔を絶やさない
  4. 自分から話しかける
  5. 些細な変化に気づいてあげる

ということをお伝えしました。

部下としっかりとした信頼関係を築きマネジメントをするということが部下の成長を促し、モチベーションを上げ質の高い仕事をしてもらうことにつながります。

その結果組織の生産性は上がり成果も出しやすくなります。

組織の雰囲気はより良いものになり、働きやすい職場環境づくりをすることができます。

上司であるあなたのマネジメント次第で、多くの変化が生まれます。

是非とも本日お伝えしたポイントを明日から実践して、より良いマネジメントを実現していただけると嬉しいです。

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