これであなたも会議のプロ! ファシリテータに必要な六つのこと

これであなたも会議のプロ! ファシリテータに必要な六つのこと
目次

はじめに

会議と言うとあなたはどんなことを想像するでしょうか?

ただただ長いだけの無意味な時間自分の作業ができなくなって、会議が長引けば長引くほど残業時間が増えていく。

いつも人が主催した会議で自分のところの問題を論じようとする会議泥棒がいるなどなどマイナスイメージばかりが浮かぶ人が多いかもしれません。

長い時間かけて議論した結果何も決まらない会議やあちこちに話が飛んで本題がそっちのけになってしまう会議のなんと多いことでしょうか。

そんな無意味な会議ばかりになってしまうのはなぜなのでしょう。

それは会議の進め方が悪いからに他なりません。

ここではあなたが会議を主催する時にどうしたら有意義な会議にすることができるのかという六つのポイントをご説明します。

★POINT1★会議の性質を正しく把握する

どんな会議でも同じやり方で進めればいいというわけではありません。

  • 会議には大きく分けて周知するための会議
  • 提案し広く意見を聞くための会議
  • 新しいものを生み出すための会議
  • 何かを決定するための会議

上記の4種類があります。

あなたが主催する会議はこのうちのどれなのかを把握し、それぞれの性質に合ったやり方をチョイスする必要があります。

周知するための会議

会議には関係者に伝えるだけの会議というものがあります。

それならばメールで周知すればいいだけの話じゃないかと思うかもしれませんが、話はそう簡単にはいきません。

これを読んでくださっている皆さんは、よくご存知のことかと思いますが社会人の世界には言った言わないの世界というものがあります。

このことを「○○部署の誰々さんにはっきり伝えた」といくら言ってもいや聞いていないということがあるのです。

また色々な部署や他の企業などが絡む大きなプロジェクトではオフィシャルに周知したという証拠が必要だったりもします。

そんな時物事の決定権を持つ各部署または各企業の偉い人が一同に会した場所で、

「このことを伝えましたよ。皆さんも聞いていましたよね。議事録にも残しましたからね。」ということをするだけのある意味儀式にも似た周知のための会議が必要なこともあるのです。

周知するための会議で重要なのは、

  • 周知したいことに関するポイントを押さえた資料作成
  • 参加者の選び方
  • 会議中に出た質疑応答に関する対応

上記の3つです。

ただ聞いたことを伝えれば良いので、あれば管理者などの権限を持つ偉い人を呼ぶ必要はありませんが、「それでいいよ。」「それはできない。」などの意思表示が必要なのであればある程度の決定権を持った人を呼ばなければなりません。

提案し広く意見を聞くための会議

新商品や新しい施策などについて広く提案し様々な意見を聞くための会議です。

会議に呼ばれた参加者たちは、提案する内容についてほとんど知らないことが多いためど、れだけわかりやすい資料を作成し説明するかということが重要になってきます。

もちろん事前に関係者に根回しするというテクニックも必要です。

そのためほとんどが事前準備の段階で会議の良し悪しが決まるでしょう。

提案し広く意見を聞くための会議で重要なことは、

提案したいことに関する分かりやすい資料作成

聞きたい意見に詳しい有識者を呼ぶこと

必要に応じて関係者への事前の根回し

上記の3つです。

特に参加者の選出は重要です。

全く関係のない人や詳しくない人を呼んでも意味がありません。

また頑張って資料を作っても、内容が根底から覆されることもありますからある程度の事前の根回しも必要です。

新しいものを生み出すための会議

ある意味一番会議らしい会議が新しいものを生み出すための会議です。

そして話をまとめるのが一番難しい会議でもあります。

そのためこの手の会議は一番長引きます。

例えば新商品のコンセプトを考える、商品のデザインを新たに考えるなどです。

一歩間違えば何かを生み出すための会議が何も生み出さなかったという結果になってしまいますから、入念な準備が必要です。

また新しいものを生み出す会議だからといって、何も持って行かずにその場で考えるというスタンスで行くと酷い目にあうでしょう。

とはいっても業種や職種によっては良くある会議かもしれませんが、ほとんどの場合プロジェクトの立ち上げ時期などにしか行われないレアな会議でもあります。

新しいものを生み出すための会議で重要なのは、

過去の資料やアイディアを生み出すためのきっかけとなる資料

ある程度の粗いアイディア

どこまで決めるかという会議のゴールを決めておくこと

有識者を呼ぶこと

上記の4つです。

いくら新しいものを生み出す会議だからといって、何もアイデアを持たずに会議だけ開こうというのは無謀というものです。

何かを決定するための会議

何かを決定する会議というものもよく行われる会議のひとつです。

この手の会議は事前の準備と根回しさえしっかりしておけば、思った以上にスルスルと事が運ぶ会議です。

逆に準備と根回しがポンコツだと何も決まらずズルズルと長引く会議でもあります。

何かを決定するための会議で重要なのは、

  • ある程度会議の内容を絞った資料作成
  • 関係者への根回し

上記の2つです。

特にあらかじめこういう方向でいいですよねという根回しができていれば、会議で話がスムーズに進みます。

★POINT2★会議のゴールを明確にする。

なぜ会議のゴールを明確にすることが重要なのか。

会議のゴールとはそもそも何だと思いますか?

例えば何かを決める会議だったら、何を決めるのかということが明確になっていないとどこまで話し合いは会議が終わるのかが分かりません。

新しい商品コンセプトを決めると言っても本決まりレベルで決めたいのかいくつかの案を出すまで決めたいのかによって話す内容は随分変わります。

ただざっくりと新しい商品コンセプトについて話し合いましょうと言って会議を始めただけでは本当にこのコンセプトいいねこれもいいんじゃないという雑談だけして終わってもいいということになります。

しかしそれでは会議の意味があまりありません。

ですから何を決めるのかどのレベルまでという細かいゴール設定をしなければ会議は終わらないし開催する意味もないのです。

会議の冒頭で宣言しホワイトボードに書く。

では会議のゴールを決めるためにはどうすれば良いのでしょうか?

そもそも設定した会議時間や準備内容の中で決めることができるレベルのゴールにするのは大前提です。

たった1時間の会議の中でこのまま会社を存続するか破産するかを決めるなどという壮大なテーマが決まるわけありませんよね。

準備した資料と確保した時間枠そして集めた参加者の中で決められる範囲のゴールを設定することが大前提となります。

実はゴールを決めてしまえば会議の全部とは言わないまでもある程度つかんでしまったことを前と言えるのです。

会議のゴールが決まれば会議資料にゴールを明記して、事前に周知。

会議が始まる前に「今日の会議のゴールはこれこれです」と宣言ホワイトボードにゴールはこれこれと書くだけでOK です。

そして途中会議のゴールにそぐわない話題が出たら、その話は今日のゴールのまるまるに関係ありますかと話を本筋に戻せば良いのです。

会議のゴールを設定することは会議をする上でとても重要だということが分かっていただけたでしょうか?

会議が長引く原因は大抵の場合会議のゴール設定が曖昧だからです。

ゴールが決まっていないからどこまでも話し合いが終わらないのです。

ここまで決めれば終わりというゴールが見えていればみんなそのゴールに到達するために頑張って話し合いますし、より具体的で建設的な意見が出るという効果もあります。

時間内に決められるレベルのゴールを設定するのも参加者たちを時間までに終わらせようという気持ちにさせるでしょう。

会議を始める際にゴールを決めるのは必須事項なのです

★POINT3★参加者は厳選!とりあえず選んでOKは厳禁

なぜとりあえず読んでおけはダメ!参加者が重要な理由とは

会議に呼ぶ参加者はとても重要です。

よくあるダメなパターンは、「とりあえず全員呼んでOK」「 ちょっとでも関係あるなら呼べば」という何も考えずに誰彼構わず呼ぶパターンと「とりあえず声だけかけて会議に出るかどうかはその人が決める」という参加の意思を相手に委ねるパターン、あの人が来るとややこしいことになるから呼ばなくていいよと逆に必要な人を呼ばないパターンです。

これは絶対にしてはいけないことです。

例えば周知するだけの会議で一応声はかけますが、必要なら参加していただければいいし、必要ないなら別に無理に参加していただかなくてもいいですよという内容のものならば別にそれでも良いでしょう。

ところが新しいものを生み出す会議や何かを決定する会議またとても大事なことを周知徹底する会議の場合は、参加者を無責任に呼んだり呼ばなかったりということは決してしてはいけません。

特に何かを決定する会議の場合、この件に関して一番影響のある○○部署の決定権者であるりえ課長がいないという状態で何かを決めてしまっては、後で絶対に問題が起こるに決まっています。

それにみんな忙しい時間を割いて会議に出席しています。

それなのに会議に出てみれば関係なさそうだけど、とりあえず読んだという内容でせっかくの1時間を無駄に過ごしたというのでは、関係者に申し訳ないですよね。

しかしこのような風潮がまかり通ってしまっているのも事実です。

そうではなく参加者を厳選して密度の濃い会議を開き、参加者の時間を無駄にしないという努力が必要なのです。

この人は絶対に必要という参加者は絶対に呼べるですから、この件に関して決定権を持っているという経験者やこの商品に関する深い知識を持っているという有識者は絶対に読むべきです。

会議をする日や時間を決定する際は、その人を中心に決めましょう。

本当に大事な参加者なのであれば事前に個別に話をする根回しをするのも良いでしょう。

とは言っても重要な参加者が複数いて全員のスケジュールを合わせることが困難ということはよくあります。

そんな時は事前の策を用意しましょう。

それは、参加できない人と同じグループの人を選んで後で伝えてもらう、事前に資料を渡してメールなどで意見をもらう、個別に参加できない人と話をするなどです。

そうすることで、その人が参加できなくてもなんとかなります。

会議は必ずしも全員を一堂に集めなければいけないというものではないのです。

参加者を厳選することは会議にとって非常に大事なポイントです。

特に何かを決定する会議において決定権者に参加してもらうことは重要です。

参加者をしっかり決めるのは多少手間ですが、それをすることで会議はとても引き締まります。

そして不必要な参加者を無意味に呼ばないようにすることで、会社全体の無駄な時間を削減することにもつながるのです 。

★POINT4★会議資料はただ作れば良いのではない。

会議のストーリーを作れ

会議のストーリーとは何か。

会議資料はストーリーと量が命

会議のストーリーとは一体何なのでしょうか?

それは会議の流れのことです。

会議の流れはその場その場で決め待っていくと思っていませんか?

そういう会議もあるでしょうが、主催者がある程度会議の流れストーリーを作り上げることもできるのです。

むしろストーリーを予め作っておかないで、始めてしまった会議は、帆のない船のようなものどこへ行くのか会議の行く末は誰にもわからないのです。

そして会議資料はただだらだらと作ればいいというものではありません。

会議のストーリーや会議の性質に沿って無駄なく作るべきです。

ただ情報の垂れ流しのような量だけが膨大な分厚い漫画雑誌のような資料が配られても会議出席者がうんざりするだけですし、限られた会議時間の中でそんな膨大な資料を読みきれるわけがありません。

会議資料は簡潔に今日の会議で必要な情報だけがわかるレジュメと詳細資料の添付というのが王道です。

もちろん時間をかけずにささっと作ることが出来れば尚良しですね。

会議のストーリーの立て方や資料の作り方は会議の性質によって異なりますので次にご説明します。

周知するための会議では説明の段取りさえ決めておけばだいたいOK

何かを関係者に周知するための会議ではあまりストーリーについて難しく考える必要はないでしょう。

とにかく周知事項について関係者に知ってもらえば良いのです。

そのためにはどうすれば周知事項についてわかってもらえるのかだけを考えれば良いわけです。

実際の会議の流れとしては、資料のどの部分を説明するのかと説明と質疑応答の時間をどれぐらい取るかということが大事です。

限られた時間の中で説明できる内容量は限られています。

ですからこの会議で重要なのは解りやすい資料と事前の周知です。

説明したいことの概要をさらっと説明し「あとは読んでおいてください」でも良いですし、時間内に説明できる内容ならばじっくり説明しても良いでしょう。

提案し広く意見を聞くための会議ではどこまで意見を広げるのかが鍵

物事を提案し広く意見を聞くための会議ではあらかじめストーリーを作ることは困難です。

どんな意見が飛び出すかは分かりませんし、分からないからこそ意味があるとも言えます。

しかし提案する内容をどう説明し、どのような時間配分で意見を聞くか、そしてどこまで意見を広げるのかをあらかじめ決めておくことは会議のストーリーを決めることになるでしょう。

例えば、新しい商品について色々な意見を取り入れたいという内容だったとします。

この時「本当にどんな意見でも良いので斬新な誰も考えたことのないような新しい意見が欲しいです」と言うのであれば意見の広がりについては制限を設けない方が良いでしょう。

しかしほとんどの場合、「女性向けで可愛いがコンセプトです」などとある程度意見の幅が決まっているはず。

ですからそのコンセプトや方向性はあらかじめしっかり説明して、会議の中でそこから話がずれないようにコントロールする必要があります。

用意する資料もあらかじめ決めておいたコンセプトに沿った資料を用意しましょう。

新しいものを生み出すための会議ではあらかじめ粗い案を出すべし

会議のストーリーがなかなか建てられないのが新しいものを生み出すための会議です。

良いものを生み出すためには苦しい思いをすることも必要でしょう。

しかしある程度方向性を決めて建設的な意見を出すためにあらかじめ話し合いの準備をすることは絶対に必要です。

この手の会議では、新しいものを生み出すと言いながらあらかじめ出しておく案が実は一番重要だったりします。いくら全く新しいものと言っても会議に何の資料も持たされずいきなり呼ばれて「はい。新しい商品を決めましょう」などと言われても無理というもの。

ですからこの手の会議で大事なのは過去の資料やヒントとなる資料だったりします。

そのような会議資料を集めるときも膨大な資料を持って行っても会議中に全てを見ることなどできませんから、無意味です論じたい内容やコンセプトに合った資料を厳選して持って行きましょう。

何かを決定するための会議では会議のゴールまでの流れを決めておこう

会議のストーリー君が最も重要なのは何かを決定する会議です。

例えばA案かB案かそれともC案なのか取りにするのかということを決める会議だったとします。

まさかこの会議を主催するあなたが本当に会議にこの三つの案をただ持って行ってその場で参加者たちに決めてもらおうなどと思ってはいないと思います。

あらかじめこれらの案を必要な観点から比較して自分の中で「A案がベストだな。理由はコストの割には性能が良いから。 B も良いが趣味が分かれるかも。 C はコストの面から除外だが財務部のまるまるさんが OK と言うかもしれないから一応持っていく」などとある程度の答えや論自体比較観点が明確になっているはずです。

何も答えや比較観点が明確になっていなければ会議に呼ばれた参加者は何を論じれば良いのかわかりません。

そんな会議にしてしまうと会議は長引き残業コースまっしぐらです。

また何かを決定するための会議でとても大事なのが、重要な参加者に対するあらかじめの根回しです。

どんな内容でも会議主催者がこういう方向で決定したいということがあるはず。

その方向にうまく導くためにはあらかじめその内容を決定する上で重要な参加者に対して根回ししておくのも大事なことです。

会議資料ではすべての案についてのわかりやすい説明あなたがどの案が良いのかという考えとその理由論じたい比較観点をわかりやすくしたものが必要です。

もちろん会議で論じたいことはどの案が良いかという内容ばかりではありません。

しかしどんな決定事項でも順を追ってどういう順番で決めていくべきかという内容、自体論点を明確にしたものなどを簡潔にまとめたレジュメと詳細資料の添付という資料を作るパターンがほとんどです。

会議のストーリー立てと会議資料の作成がいかに重要か分かっていただけたでしょうか?

実はこの会議のストーリーと資料がきっちりできれば会議は終わったも同然とすらいえるのです。

もちろんストーリーの通りに話が進まないこともあります。

しかしそれは建てたストーリーに無理があるか資料が分かりづらかっただけかもしれません。うまく会議ストーリーの落とし所を掴むそれが会議の真髄なのかもしれません 。

★POINT5★会議中は話が本筋からずれないように仕切る

会議クラッシャーからの攻撃を受け流せ

会議には必ず会議クラッシャーと呼ばれる人たちがいます。

それは単に話し合いが下手な人、自分の主張ばかり出してくる人、大事なことを言ってくれない人などなどせっかく入念に準備した会議をぶち壊してくる人達です。会議を壊そうと思ってはいなくてもついつい熱く議論していると会議クラッシャーになってしまう人もいます。

そんな白熱した意見をうまく受け流し本来の話の流れに戻すためには、最初に決めた会議のゴールだけを考えることが重要です。

それではどんな会議クラッシャーがいるのか見てみましょう。

話を広げたがる人を本筋に戻せ

よく会議でA案かB案かについて論じているのに架空のC案を出す人がいます。

話を無駄に広げたがる人です。

「どちらの案もいいけど俺はそれとはまったく違うこんな商品もいいなあ」などと今それ言うと言いたくなるような A案とB案に絞った今までの経緯をぶち壊す発言です。

そんな発言をする人がいたら、「それはAとBを抑えてまで論じたほうがいいということでしょうか?その根拠を教えてください。」と冷静に問いかけるというのも効果的です。

大体そういう人は長い話に嫌気がさしたとか会議が煮詰まって現実逃避したくなったとかいうわけで適当に別の案を出すことが多いです。

ですから今までの議論を否定してまでその案を出す理由は何なのかを聞いてみましょう。

人の会議を借りて自分の話をしたがる会議盗人を締め出せ

人が開催した場で、勝手に「そういえばうちのチームが提案したあれみんなはどう思う?」などという会議盗人です。

せっかく時間をかけて会議を準備し全ての参加者に時間を確認してお膳立てをしたというのにその貴重な会議時間お手間もかけずに自分のものにするというのはとても卑劣な行為です。そんな時はその話は別の機会にしてもらえますかとピシャリと遮りましょう。

そんな卑劣な盗人行為は決して許されてはなりません。

それがしづらい偉い立場の会議盗人が参加する場合は同じように自分の陣営の偉い人に同席してもらうのも手です。

とりあえず大きな声を出せば決まると思っている人

とりあえず大きな声で「私はこれがいいと思いますけどね」などという意見を言った人がいるとそれにみんなが同調してなんとなく会議が終わるけれど、実は何も具体的なことが決まっていないということがよくあります。

そういう場合は大抵会議が長引きすぎてみんな疲れているのです。

そんな時は仕切り直して次にまた話し合いの機会を設けたほうがいいでしょう。

そうでない場合は「なぜそう思うのですか」と冷静に意見を聞いてみましょう。

とりあえず持ち帰る人をこの場で決めさせるか宿題事項にせよ

いくら意見を求めても「それは一旦持ち帰ってチーム内で揉んできます」ととりあえず持ち帰る人には「いいえ。この場である程度ご意見を頂きたいのです。」とこの場で決めさせてください。

それが無理ならいつまでに決めるのかを必ず明確にして議事録に宿題事項として記録します。

そういう人はいつも「次までに行ってきます」と言って次回の会議で「忘れてました」というものです。

それをしっかり阻止しなければ話が進みません。

なぜ今それを言わないという人も注意

中には明確に会議を壊すのではないけれど、今議題に出たことなのにその場で言わず後になって行ってくるという人もいます。

ある意味ダメージが大きい会議クラッシャーです。

そんな時はこの会議でこう決まりましたと議事録で明記して周知しておくことが効果的です。

そして後から決まったことを覆してきた場合は、メールで会議に出た人そしてそれぞれの部署の偉い人全員にこの会議でこう決まって○○さんも会議に出席していましたが、後からこういう意見をいただきましたと周知してしましょう。

これは絶対にそうすべきです。

もちろん理由があって意見を覆す必要があったのかもしれません。

それであれば、周知することによってよりよい結果が生まれることでしょう。

会社には色々な会議クラッシャーがいます。

しかしこれらの人を相手にしていかなければ、難しい会議は仕切っていけません。

それぞれのクラッシャーの特徴を掴んだ対処をしましょう。

またあらかじめ会議クラッシャーになり得ることが分かっている人が、会議に出席する場合は、同じ部署の参加者と話し合ったり頭の中で対応をシミュレーションしたりして乗り切りましょう 。

★POINT6★議事録には宿題事項をだけ書けば良い

宿題事項の担当者と期限を決めておくこと。

会議の議事録は会議を締めくくる上で大事なものです。

しかしその中で最も重要なのは会議で決まらなかったことを記録する宿題事項です。

例えば「この商品を担当するのは誰なのか決まっていない。A案かB案は誰々さんの見解が出るまで決まらない」という宿題事項が残ったとします。

これを議事録に記録するわけですが、この時宿題自己をそのものだけを書いておいたとしても何にもなりませんなぜなら「誰が」「いつまでに」その宿題を片付けるのかが明確になっていないため、その宿題は宙に浮いた状態になってしまうからなのです。

ですから会議中に宿題事項の担当者と期限を決め参加者に周知することが重要です。

そして議事録には宿題事項と担当者期限をきっちり明記しましょう。

もちろん機嫌になったら対処が完了したかを確認することも重要です。

議事録にだらだらと決定事項を書く必要はない

議事録は宿題事項だけ書けば良いというが会議の決定事項は書かなくても良いのかと思うかもしれません。

確かに決定事項は必要です。

しかし全部が全部きれいに決定事項を書かなくても良い方法があります。

それはあらかじめ作っておいた会議資料のレジュメを活用する方法です。

レジュメには会議で決めようとしていることが書いてあるはず。

そこに決定事項を書き込むかそれをそのまま流用すれば簡単に仕上がります。

もちろん発言内容を一字一句書く必要もありません。

そんな無駄な手間を費やすくらいなら早く帰った方が良いというものです。

ただそういう議事録を求められる場合もありますし、顧客向けに決定事項を美しく形式を揃えて書かなければならないという場合もありますから、ケースバイケースです。

議事録は様々な企業や誰に対して書くのかという場合によって書き方が異なります。

しかし基本は宿題事項と担当者、期限が一番大事です。

なんど会議をしても決まらないことがあるという場合は大抵決まらなかったことがしっかり記録されておらず次の会議になるとみんな忘れているというパターンです。

議事録では最低でも宿題事項と担当者、期限を明記しましょう。

まとめ

会議のポイントを六つ紹介しましたが、会議をスムーズに進めるためには準備段階が最も大事であるということが分かっていただけたと思います。

会議の方針決めゴール決め参加者の決定わかりやすい資料の作成、ストーリー決めと会議の準備段階にやるべきことはたくさんあります。

しかしそれさえ終わってしまえば、後は会議中に話がずれないようにうまくコントロールすること、議事録に宿題事項を書いて決められなかったことを決めるまで管理することだけです。

そして会議主催のプロになると会議の準備がスムーズにできるようになっていきます。

会議を上手に主催できるようになると周りを巻き込んで大きなことを決める力がつき、会議の時間を短縮することで会社全体の仕事の効率を上げることができるなどいいことずくめです。

ただただ時間を食うだけの無駄な会議から、有意義な会議へ会社全体の仕事を良いものにしていくために工夫をしていきましょう

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