仕事の効率をあげて残業を減らすための「できる人の仕事整理術」

仕事の効率をあげて残業を減らすための「できる人の仕事整理術」

日本人のサラリーマンは残業が多いといわれています。
働き方改革やワークライフバランスの向上が叫ばれる中、日本人の残業が一向に減らないのは、なぜでしょうか。

原因の一つに、働くひとりひとりの意識が変わらないことが挙げられます。

「仕事量が変わらないのに残業を減らせるわけがない」
「上司や同僚が帰らないのに一人だけ早くは帰れない」
「残業しまくって仕事をこなさないと出世できない」

こういった、残業ありきの仕事の仕方が、日本人には染み付いてしまっています。

しかし、長時間仕事をする人が「仕事ができる人」とは限りません。
むしろ仕事を整理して無駄なくし、効率よく仕事を仕上げることができる人こそが、本当に「仕事ができる人」と言えるのではないでしょうか。

この記事では5つのステップで、無駄をなくした仕事の整理術のノウハウについてご説明します。

この記事の内容はWAKE UPの授業動画で公開中です

目次

ステップ1 仕事が終わらないのはなぜ?

まずは仕事が終わらない原因について見ていきましょう。
こなす仕事量は多いけれど、残業ばかりしていて効率が悪い…そんな人は、一体どのような人なのでしょうか。
例えば、明日できることであっても今日中に無理やり仕上げようとしたり、何でも一人で抱え込んでこなそうとしたりするなど。そういう人は、その人自身の意識を改革しなければ、いつまでたっても仕事を終わらせることができません。

仕事をただひたすらがむしゃらにこなす

仕事をひたむきに頑張ることは良いことですが、何も考えずただがむしゃらにこなすだけでは「仕事ができる人」とは言えません。
上司からすれば「君はいつも頑張ってるね」と声をかけたくなる存在かもしれませんが、その人にかけているコストと仕事量が見合っているとは限りません。
降ってきた仕事を何も考えず片っ端からこなすやり方の人は若い人に多いと思います。若くて体力があるうちは、力技でなんとか仕事をこなす事もできますが、そのようなやり方は長くは通用しません。

「ひたすらがむしゃらに体力勝負」で仕事をこなしている人は、早く「仕事の整理術」を学んで、効率よく仕事をすることを覚える必要があります。
ただし、仕事の整理術はやり方を一度学べばすぐに効率よく仕事ができるようになる、というものではありません。長く訓練すればするほど、整理術が自分のスキルとなり、仕事の効率が上がっていきます。そのためにも、力技で仕事をねじ伏せるやり方をやめて、仕事の整理術を意識して身につけていきましょう。

長期計画のみで一日単位の計画を立てない

仕事をするとき、誰しもがグループや個人で作成したスケジュールに沿って計画的に仕事をこなしていると思います。しかしながら、そういう人でも一日単位の計画は立てていないことが多いのです。
ここでの一日単位の計画とは、なにも「エクセルで毎日時間単位のスケジュール表を作りなさい」ということではありません。「今日一日でどんな仕事をこなすべきか」という、箇条書きレベルの計画で構わないのです。

例えば今抱えている仕事で、今日すべきものに「①資料1を作る」「②会議が2つ」「③A君が作った資料の確認」があり、明日に回して構わないのは「④資料2を作る」「⑤新規プロジェクトのスケジュールを作る」といった仕事があったとします。
今日でなければならないのか、それとも明日で良いのかということは明確にしましょう。仕事の優先順位をしっかり立てて今日やるべきことを決めれば、その仕事に集中することができます。

一日単位での計画が立っていない人は、抱えている仕事の項目は頭の中に入っていても、それを今日中にやらなくてはならないか、明日でよいのかという優先順位や、期限の感覚がはっきりしていません。
そのため、今日は①から③までの仕事を終わらせれば良いのに、④も⑤も終わらせなくては、と考えてしまいます。それだけならまだしも、割って入ってきた⑥や⑦といった仕事をつい優先してしまい、仕事時間が終わる頃に「そう言えば①から③を今日中にやらなくてはいけなかった」と言うことに気づき、残業せざるを得ない状況となってしまうのです。

ですので、長期スケジュールだけで仕事をするのではなく、一日単位の仕事の項目を整理し、今日やるべきことを明確にしておく必要があるのです。

全てを一人でしょい込もうとする

残業ばかりしている人に多いのが、仕事を全部一人でしょい込もうとするタイプです。更に詳しく見ていくと、このような特徴があります。

・仕事に完璧を求めすぎている人
・なんでも自分でやらなければ気が済まない人
・人を信用できない人
・協調性がない人
・誰でも出来るように仕事が「見える化」されていない人

こういった考えを持つ人は、仕事を人に任せることができずに、何でも一人でやりきろうとします。
確かに一人で仕事をするのは気が楽です。他人と一緒に仕事をするためには、仕事をふるためにわかりやすい資料を用意したり、仕事が必要になった経緯を伝えたり、情報共有をしたり、ときに仕事を教えたり…と、意思疎通を取るための手間がかかります。一人で仕事をする限りはそのような手間が必要なくなります。

一人で無限大の仕事をこなすことができれば一番気楽に仕事ができますが、そのようなことはありえません。一人でできる仕事量はたかが知れています。
チームを組んでしっかりとチームのメンバーとコミュニケーションを取り、チーム一丸となって仕事をこなすことで、「一人でこなす仕事×チームメンバーの数以上」の仕事の成果となることも可能です。
チームメンバーによる相乗効果を生み出すか、人が多いことで足手まといを作ってしまうかは、あなたのやり方次第です。

ずっと休まずに仕事をし続ける

あなたと一緒に仕事をしている人に、「この人はいつ休んでいるんだろう?」と思ってしまうくらい、ずっと仕事をし続けている人はいませんか。
若いうちはそれも可能な人はいるでしょうが、いつまでも若いままではいられません。無理をし続けていると、いつかは体にガタが来てしまいます。

また、長時間休みも取らずに仕事を続けることで、仕事の効率も落ちてしまいます。
それなのに仕事をするのを止められないのは、「早くこれを終わらせなければ」という焦りがあるからです。それはなぜかと言えば、手持ちの仕事がいつ終わるかが見えていないからに、他なりません。
ダラダラ仕事をし続けるのではなく、休むときにはしっかりと休んで、メリハリを付けて仕事をすることが大切です。

ステップ2 一日の最初に仕事を「選別」せよ

次々に降り掛かってくる仕事を上手に片付けるためには、次から次へとただこなすだけではいけないことはわかりました。では、どのようにすれば良いでしょうか。
大切なのは、常に仕事の選別をしなくてはならないということです。

あなたは出社してから、最初になにをしますか。一日の最初に仕事の選別をするかしないかで、その後の仕事の効率が大きく変わります。

毎朝のメールチェック時に仕事を選別する

出社してから、一日の最初にあなたはまず何をしますか?まずはメールをチェックする、という人が多いのではないでしょうか。
そこで、毎朝のメールチェック時に、まずは仕事の選別をしましょう。仕事の選別をしておくことで、もしかしたら今日にでも早く帰ることができるかもしれません。

選別の仕方は簡単です。
今持っている仕事を「①すぐできることはすぐやる」「②時間がかかる仕事はスケジュールに組み込む」「③人に任せられる仕事は任せる」の3つに分類します。
そして、①を片付けた後、②の中で今日すべきことだけをやって、あとは帰りましょう。

また、一日の中で上司から仕事を頼まれたり、電話がかかってきたり、メールが来たりして新たな仕事ができると思いますが、その都度この選別を行ってください。
どんどん仕事を整理して、未整理の仕事がない状態にしておきましょう。

分類① すぐできることはすぐやる

まず、すぐにできることはすぐにやります。○○さんからのメールに返信する、△△さんから取材中に電話があったので折り返す、ちょっとした手続きを終わらせておく、頼まれた仕事がいつまでにできるかを回答しておく…など。すぐにできることは、さっさと片付けてしまいます。
仕事中に次々と湧いてくるちょっとした仕事に対しても同様で、この手の「すぐにできること」を後回しにしてしまうと、積もり積もって仕事が溜まっていってしまいます。また、他人から聞かれたちょっとした質問でなかなか回答がない場合、他の人の仕事にも支障をきたす可能性があります。
「頼まれた仕事がいつまでにできるかを回答しておく」というものも同様で、これ自体はなにかの仕事をこなしているわけではありませんが、仕事を頼んだ人からすると、頼んだしごとが終わるまで全く音沙汰が無いのと、「この仕事は○日までにやりますがそれで良いですか」と返事がすぐ来るのでは、相手の安心感がまるで違います。
そのうえ、自分の中でその仕事の期限が「いつまでにできれば良い」という期限が決まるので、取り掛かるのが後回しになる…ということもなくなります。これは、他人に対して「いつまでにやりますね」という宣言をすると、その期限を守ろうとする意識が働くことによるものです。
とりあえず返事をするという行為で「相手に安心感を与える」「期限を切る」「取り組む意識付けができる」という点で良いことづくめですので、すぐにできることはさっさと片付けてしまいましょう。

分類② 時間がかかる仕事はスケジュールに組み込む

つぎに、抱えている仕事に対して、これは時間がかかりそうだなと思ったら、自分の個人スケジュールに組み込んでください。このとき、仕事の完成形を必ずイメージし、仕事量を見積もることも忘れないでください。
スケジュールに組み込むためには、その仕事で求めている完成形は何か、どれくらいかかる仕事なのかが分かっていなければできません。
仕事がスケジュール通りいかに多くの人は、仕事量や完成形がわからないのに「だいたいこれくらいかかるだろう」という適当な見積もりで仕事の期限を決めているか、「この日までに提出しなければいけないから」と、納期ありきでのスケジュールを立ててしまっているかのどちらかです。
しかしそれでは、適当に決めた納期を守るために無理やり仕事を終わらせる、という方法以外にスケジュールを守ることはできません。正しい見積もりなしに立てたスケジュールを守るのは非常に困難なため、守ろうとして残業で補填する…なんてことも珍しくありません。
そのため、仕事量の見積もりと完成形のイメージは、必ず明確にしてからスケジュールを決めましょう。仕事を正しく見積もった上で個人スケジュールに組み込むことができれば、後は今日やるべき仕事に専念するだけです。

分類③ 人に任せられる仕事は任せる

そして、抱えている仕事で人に任せられる仕事があれば、任せてしまってください。
そのためには「これは私がやるべき仕事なのか?」ということを、きちんと見極める必要があります。「この程度なら部下のA君でもできるし、私が担当するまでもない」「これは私ではなく○○課の領分だ」などという場合は、どんどん他の人に振っていきましょう。
どう考えてもこれについて知っているのは自分しかいないとか、この仕事の担当は自分である、という場合はもちろん自分自身が負担します。
しかしそうであっても、その仕事の期限と自分が今持っている仕事量を照らし合わせて、全てを期限内に終わらせることが無理である場合は、人に任せるしかありません。
こういった判断をするためには、自分の仕事量が見えていて、優先順位付けもされており、スケジュールがしっかり立てられていることが前提となります。
自分のスケジュール表がブラックボックス化していて、どの仕事がどれくらいかかるのかが分かっていないけれど、まあスケジュール表の一番下に追加していけばいいだろう…などと行ったどんぶり勘定のスケジュールにしかなっていないと「私はいま手一杯だから君に任せる」ということすらできません。
また、人に仕事を任せるためには、その仕事を他の人ができるように「見える化」する必要があります。

ステップ3 スケジュールを立てるだけでなく仕事を「見える化」せよ

仕事ができる人ならば自分の仕事を「見える化」しています。あなたが今抱えている仕事は「見える化」されていますでしょうか?
ある問題を解決しなければならないが、何をすべきかがまだ見えていない。この資料を作成しなければならないがどれくらいのボリュームかが分かっていない。
手持ちの仕事の仕事量や完成形のイメージが見えていない仕事をいくつも抱えている人は、いつ持っている仕事が終わるかがわからないという人です。
すべての仕事を終わらせる目処が立っていませんから、抱えている仕事をひたすらこなさなくてはならない、という意識がたってしまい、仕事を切り上げることができず、残業せざるを得ない、という流れになってしまうのです。
そうならないためにも、手持ちの仕事を見える化しておきましょう。

仕事量がどれくらいか「見える化」しておく

あなたは自分がいま抱えている仕事の仕事量がどれくらいなのかを把握していますか?

「もらった仕事依頼のメールが溜まっているけど内容をまだ確認していない」
「解決しなくちゃならない問題があるけど解決の目処が全く立っていない」

こういう状態になってしまっている、仕事量がわからなくなっているものばかりを抱えてはいないでしょうか。
仕事量が見えていないということは、その仕事を終わらせるために一ヶ月かかるのか、それとも一年かかってしまうのか、それすらもわからないということです。そんな不安要素満載の仕事の束を抱え続けると、他の仕事がいつ終わるかもわからないし、できるだけ仕事を片付けようとして、先も見えないまま毎日残業をし続ける、ということになってしまいます。
仕事を後回しにするときは、仕事量を見える化しておくことで不安要素がなくなります。

仕事が生じた「その時に」解決のめどをつけておく

ある仕事を終わらせるために「この仕事を完了させるにはある問題を解決しなくてはならない」「この資料を作るためには○○さんに頼まないとできない」など、なにか解決すべき問題がある場合は、その問題を解決するための目処をつけるようにしましょう。
例えば、過去の同じような例を見て「この方法なら問題が解決できそう」「この資料を作る必要がありそうなので○○さんに協力を依頼する」という目処をつけるようにします。
そうするうことで、解決すべき問題を抱えた困難な仕事だと思いこんでいたことが、単に作業をして片付けるだけの仕事になり、難易度も大幅に下がります。

手持ちの仕事も「あとはやるだけ」という状態にしておけば、自分の仕事のスケジュールを立てやすくなります。また、ある程度仕事を把握して問題解決の目処を立てるという作業は、仕事を依頼されたその時にやってしまうのが一番です。
仕事が届きたての時に依頼者に対して色々と聞いておかないと、時間が立つことで仕事を依頼した人すらその仕事について忘れることもあるでしょう。仕事が発生したその時に、ある程度揉んでおくことはとても重要なのです。
くれぐれも「仕事を依頼されたらメールの内容を見ずに未着手フォルダーに入れたまま放置」なんてことはないようにしましょう。

仕事量を見える化しておく

今時分のスケジュール表に入っている仕事は、それぞれどのくらいの時間がかかるのかを把握していますか?
仕事量の見積もりなしに、ただ「決まった納期通りにスケジュールに入れているだけ」「なんとなく一日ずつ割り当ててるだけ」という状態にしてしまうのはよくありません。
仕事をスケジュールに組み込むためには、仕事量をあらかじめ把握しておく必要があります。

ひとくちに資料を作る仕事、とは言っても、「5ページの資料を作るなら半日」「しっかり作り込むプレゼン資料は丸一日」「特に考える必要がなければ2時間」「50ページの資料を確認する仕事は半日」など、作る資料の質や量などを考慮すれば、その仕事を終わらせるために必要な時間が違うことはわかるでしょう。
そして、このように自分が抱えている仕事がどれくらいで終わる仕事なのかを把握しておくことで、それらを組み合わせて今日中にどれくらいの仕事を終わらせることができるかがわかります。
また、1日かかる資料作成にずっと取り組んでいると、ちょっと気分転換が必要になることもあります。そんな時は短時間で終わる単純作業の仕事を間に入れ込んだりすることで気分転換になります。そのためにそのようなお手軽な仕事を残しておく、という手もあります。このように手持ちの仕事の所要時間を大体把握しておくことで、仕事の組み立てができるのです。

便利グッズやITツールを活用せよ

仕事の見える化に欠かせないのが付箋などの便利グッズやITツールです。
今日中に終わらせなければならないちょっとした仕事内容を付箋に書き込んでパソコンのディスプレイの端につけておき、こなしたら剥がすという使い方をすれば、全部なくなればその日の仕事が完了、ということがわかりやすいです。また、一人ではこなしきれない仕事だなと感じたら、その付箋をそのまま他の人に手渡すこともできます。
ほかにも、作った資料を上司に確認してもらったサインとして、付箋にコメントを記入してもらって資料に貼ってもらうことで、どのくらい修正すればよいかということがすぐにわかります。
このように、付箋は仕事を見える化するためにはピッタリの便利グッズです。

ITツールも使いこなすことで仕事を見えるようにしてくれます。
エクセルで作ったのスケジュール表なども仕事を見える化するITツールと言えますし、Todo管理も含めたタスク管理ができるツールもあります。
仕事を優先順位別に色分けしたり、仕事の内容を細かく記入することができたり、そのままメールを送ることができるツールなどもあり、ITツールにも様々なものがあります。
こういった便利グッズやITツールを活用して、仕事を見える化する工夫をしてみてください。

ステップ4 仕事を人に任せられる下地を作れ

仕事量が減らないのは、いつまでも一人で仕事を抱えているから。だったら人に仕事を任せてしまえば良いのです。
とは言っても、何でもかんでも人に無茶ぶりすれば良いというものでもありません。人に仕事をスムーズに任せるためにはそれなりの下地作りが必要となります。

自分の仕事を人に任せられるように「見える化」しておく

自分の仕事を効率よくこなす一番良い方法は、仕事を人にやってもらうことです。どんどん人に任せることで自分の仕事がなくなり、効率的に仕事を終わらせ、早く帰ることができます。
しかし、仕事ですから無責任に人に任せるわけにはいきません。仕事を任せる際にはきちんと仕事の内容を引き継がなければいけないのです。

他の人に仕事を引き継ぐときには、ある程度仕事の内容を噛み砕いてその全容を明らかにした上で、仕事を「見える化」しておくことが必要です。

・仕事量はどれくらいか?
・問題点となり得ることはなにか?
・仕事の目的はなにか?

このようなことを明らかにしておけば、その仕事を引き継ぐ人も仕事をやりやすくなります。仕事の見える化はステップ3でお伝えしたことと全く同じことですが、仕事の見える化をしておくことで、自分が仕事をするときはもちろん、人に仕事を任せるときにもとても役に立ちます。
仕事ができる人になるためにはぜひとも覚えておきたい仕事の整理術といえます。

「自分が担当すべき仕事内容」を明確にしておく

人にどんどん仕事を振っていくというのは、もしかしたら仕事に対して無責任であるような罪悪感を覚える人もいるかもしれません。もちろん、「仕事したくないから~」「さっさと一人だけ帰ろう~」などという態度は無責任です。しかし、自分が担当することと他の人が担当すべき仕事をきちんと分担できるということは、とても有意義なことなのです。

あなたは今の会社において、どのようなポジションにいて、どのようなスキルを持っているのでしょうか。それに応じてあなたが担当すべき仕事はおのずと決まってきます。
ある程度の勤続年数があり仕事のスキルが高い、という中堅どころの社員が、新入社員があやるような単純作業をすることが、果たして適切な役割分担と言えるでしょうか。中堅社員ならばそれ相応の給料ももらっているはずですが、その給料に満たない仕事ばかりしてしまっては、会社にとっても損失となります。

正しい役割分担のもとで仕事をするためには「自分が担当すべき仕事はなにか」ということを、普段からきちんと意識しておく必要があります。
例えば、次のようなことです。

・自分は今のメンバーの中でスキルが高いので難易度の高い仕事を受け持つ
・難易度が低いメンバーはスキルが低いメンバーが受け持つ
・経験豊富なメンバーは顧客対応でクレームなどの問題についてのみ対応する
・通常の顧客対応は経験の浅いメンバー中心で行う

自分の役割は何なのか、求められていることは何なのかということを明確にしておきましょう。そして、その役割分担は必ずチームでも共有しておいてください。

普段からチームワークを大切にする

人にサッと仕事をふることができる環境を作るためには、普段からチームワークを大切にしておく必要があります。ふだん喋りもしない人に「ゴメン、これちょっとやっておいてくれる?」などと気軽に仕事をお願いはできないでしょう。
先程述べたように、仕事の役割分担についてふだんから話し合って、お互いが持つ仕事内容を把握し合うなどチーム内での意思疎通をふだんから密に取り合っておきましょう。
相手が忙しい時などには、相手の仕事を代わってあげても良いでしょう。忙しいときはお互い様、という雰囲気を作っておくことで、仕事はチームみんなで共有してみんなで協力して仕事をこなしていくという雰囲気が生まれます。

ステップ5 仕事をしないと決めたらするな

一番効率が悪い仕事の仕方はダラダラと仕事をし続けることです。ただダラダラと仕事をし続けたところで仕事は進みません。よく仕事ができる人はオンとオフをきっちり分けていると言われますが、その通りです。
きっちりとオフを取った後は頭がすっきりしていて体に力が満ちているため、仕事の効率が良いのです。どうしたらオンとオフをきっちり分けられるかについて学んでいきます。

仕事をだらだら続けると効率が落ちる

仕事を効率良く終わらせるためには、がむしゃらに仕事をするだけが良い方法だけではないことは繰り返しお伝えしたとおりです。何時間も何日間も、不眠不休で働き続けることは不可能です。
仕事を続けることができる時間は限られています。仕事を続けていると体力は必ず消耗しますし、疲れた場合は休んで体力を回復しなければ仕事を続けることはできません。
逆に、仕事の合間に適度に休憩を取ることを心がけることで、仕事の効率はかなり向上します。休んでばかりでは仕事になりませんが、仕事の合間合間に疲れを取ることは、効率的に仕事を行う上でとても大切なことです。
仕事自体の整理もそうですが、仕事に使える体力をうまく配分する方法も覚えましょう。

一日の中でコーヒーブレイクする時間を効率的に取れ

仕事の合間に休憩を取るのは大切ですが、ではどのように休憩をとったら良いでしょうか。
仕事をしていると疲れが出てくる時間というのは決まってきます。その時にしっかり休憩が取れる方法をお伝えします。

「昼休みの昼寝」

朝出社してからバリバリと働くと、お昼が近づく頃に少し疲れてくると思います。そこでおすすめなのがお昼休みの休憩で15分ほど寝ることです。
人は睡眠を取ることで疲れが取れますが、寝すぎるとかえって体がだるくなります。そこで、お昼休みの時間に15分ほど昼寝をすることで、疲れが取れてスッキリと目覚めることができます。

「3時前後にコーヒーブレイク」

午後に仕事を頑張っていると、3時から4時ころにかけてまた疲れがやってきます。
そのタイミングで、コーヒーを飲んだり、甘いものを食べたりしてコーヒーブレイクをとってください。あなたが働いているフロアで3時前後にコーヒーブレイクを取る習慣をつければ、みんなでリフレッシュができます。ちょっと同僚と会話することで肩の力も抜けてリフレッシュできます。
また、少し体を動かしたり、伸びをしたりしても体のコリや張りがほぐれてリフレッシュすることもできますし、気分も楽になります。

「大きい仕事を終えた後にコーヒーブレイク」

決まった時間でなくても、「長い会議が終わった」「ボリュームの大きい資料作りが終わった」など、手掛けていた仕事が一段落したときに休憩を取るのも良いでしょう。
この仕事が終わったら美味しいコーヒーでも買いに行こう、という目標があると、目の前の仕事も頑張れるものです。自分が好きなスイーツなどをご褒美にしても良いでしょう。

このように、仕事の区切りごとでリフレッシュすることで、仕事のやる気が湧いてきて効率も上がるはずです。人の体力は無限では無いので、仕事に使える力をどう回復させてどの仕事に力を割り振るかという計画を建てることで、仕事の効率も良くなります。

まとめ

仕事のやり方は人それぞれです。
しかし、与えられた仕事や降ってきた仕事を、目の前のものから片っ端から片付けるというやり方をしていては、効率的な仕事ができず、毎日が残業続きとなり仕事量もなかなか減りません。それでは仕事ができる人とは言えません。

仕事ができる人は仕事の整理術を知っています。
仕事を吟味しよく観察して多少もみほぐすことで「この仕事の目的は?」「仕事を行う上で生じる問題は?」「必要な資料は?」「使える人的資源は?」「仕事量はどの程度?」などの、仕事の内容を見える化することができます。

仕事を見える化するためには付箋やITツールなど便利な手段もあります。また、自分の体力をどう使うか、同回復させるかということも考えて、自分の力を最大限に引き出します。仕事ができるビジネスマンは、その全ての行動を計画的に効率よく行うことで、効率よく最大限に仕事の効率を引き出すことができるのです。

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