仕事がサクサク進む!思考を整理して時間管理をしよう

仕事がサクサク進む!思考を整理して時間管理をしよう

膨大な量の仕事を目の前にして「何から手を付ければいいかわからなくなった」という経験はありませんか?

まずは落ち着こう、と自分に言い聞かせてもまるで焼け石に水。積み重なる仕事に焦る気持ちが募るばかりで、仕事の進行が停滞していしまうことは、よくあることです。
また、仕事中に湧いてくる様々な感情に振り回されてしまい、仕事に集中できない、ということもあるようです。
仕事に集中できないときは気持ちを切り替えることが必要なのですが、実際にどうすればいいか分からない、という人もいるでしょう。

そんなときの解決策としてお勧めしたいのが「思考を整理すること」です。
思考を整理すれば、膨大な量の仕事に焦ることもなく、着実に仕事を進めることができます。

この記事で紹介する思考整理の方法は、仕事を効率的にすすめることだけでなく、時間管理にもとても役立ちます。感情的になったり、仕事や時間に追われてパニックになってしまうことも少なくなるでしょう。
効果的な思考整理を身に着けて、どんな状況に直面しても、仕事を着実に進めるスキルを身に着けましょう。

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頭の中を言語化することの効果

思考を整理するために、まずは頭の中にあることを書き出してみましょう。単純ですが、あなたが思っているよりも大きな効果をもたらしてくれます。

仕事編

突発的に大量の仕事が舞い込んできたり、一人ではこなしきれない大仕事を抱えたりしているときなどは、焦燥感やプレッシャーを感じてしまうという人も少なくありません。
仕事を進めようという意識よりも焦りやプレッシャーが大きくなってしまうと、仕事は滞ってしまうばかりです。

また、心が混乱状態のままで仕事を進めようとしても、ミスを連発してその修正に追われてしまうなど、なかなか集中できずに仕事を完了できなかったり、という状況が増えるでしょう。
そんなときも、頭の中にあることを書き出していくことで、一つひとつの仕事を確実にこなせるようになります。

感情編

仕事以外にも、気になることや心配事などが頭から離れない、ということもあります。

上司に叱られたり、大きな失敗をしてしまったりして、すっかり落ち込んでしまうこともあるでしょうし、お客様や取引先とのコミュニケーションで思わず怒りの感情が湧いてしまい、それを引きずることもあるかもしれません。
プライベートで大きなトラブルがあった場合なども、仕事どころではない、という気持ちになるでしょう。

感情のほうが優位になってしまうと、感情とは直接関係のない仕事でも、冷静に取り組むことが難しくなってしまいます。
頭の中にあることを書き出すことで、落ち込んだ気持ちを引き上げたり、興奮した感情を鎮める効果があります。結果として、平常心を取り戻して仕事を進められるようになるのです。

思考整理を促す書き方

頭の中にあることを単に書き出すだけでも、心を落ち着かせる効果があります。さらに、書き方を工夫することで、より思考が整理されていきます。

仕事を効率的にすすめることにつながる思考整理の4つの書き出し方をご紹介します。その時の状況や仕事の種類によって使い分けられますので、自分のやりやすい方法で使い分けてみてください。

1.全部書く

まずは、頭の中にあることを全て書き出してみましょう。これは、どんな状況でも効果のある、最初のステップです。
仕事であれば「わかっていること」「やるべきこと」を書き出します。他にも「今考えていること」「やりたいこと」なども書き出してみてください。他にも「感情にとらわれている」などの感情面のことも、全て書き出してみましょう。
これ以上は思いつかない、というところまで全部書き出すのがポイントです。
書き出すという行為は、頭の中にある「目に見えないこと」を「目に見える状態」にすることですが、脳の中にあったことを全部書き出すことで、脳にスペースができるのです。

2.基準を設けてグルーピング

頭の中にあるものをすべて書き出したら、一定の基準を設けてグルーピングします。
大量の仕事に圧倒されて冷静さを失っているとき、頭の中は多数の仕事の一つひとつの工程の断片が散乱してしまっていることが多いようです。そういったときは心理的にも「早くこなしたい」という焦りの気持ちが強くなりやすいのですが、グルーピングをすることで、その焦りを落ち着かせることもできます。

最初のグルーピングは、本当に必要なことか、必要ではないものかの仕分けから行います。
次に、必要なことを見渡して、同じ種類の作業や関連していることで括っていきます。これにより、脳の中で効率化のための思考を巡らせることができます。
なお、思考を巡らせるためには、頭にあることを書き出すことで生まれたスペースが必要となります。

3.順位付けして取り掛かる

仕事が積み重なっているとき、どれから始めればよいかの優先順位が付けられないことが混乱を招いてしまうケースはとても多いようです。
優先順位が付けられないと、ひとつのタスクを行っている途中で他のタスクに手をつけてしまい、さらに周りからの頼まれ事、お客様の対応に追われてしまうなど、はじめの仕事を終わらせられないまま残り続けてしまう、という状況になりやすくなってしまいます。
頭の中を書き出し、グルーピングすることで、順序を考える余裕もできてきます。
1番目の仕事が終わってから2番めの仕事に取り掛かる、ということが意識できるようになりますので、これを繰り返して未完了の仕事が減らせるようになるでしょう。

4.分解してさらに具体的に

それでも仕事がなかなか進まない、と感じたなら、書き出した仕事をさらに分解してみましょう。
例えば、得意先へプレゼンテーションをするためのスライド資料の作成が必要になるとき、単に「資料作り」とするのではなく、得意先の情報収集、資料の構成づくり、資料に含めるコンテンツの収集、各項目の構成、資料の編集、最終の仕上げなど、細かなステップに分けて見ましょう。
そうすることで、各ステップに取り掛かるときに何をすればいいのか、という具体的な方法がすぐにわかります。

仮に資料作りが全体で5時間かかるボリュームだったとしても、ステップひとつひとつにかかる時間は1時間や30分など、更に細かい時間で組むことができます。
それにより、取り掛かる際の心理的負担も低くすることができますので、大変だな、時間がかかるな、と思える仕事ほど、細かいステップに分けて書き出すようにしてください。

書き出すことで思考力がアップする

頭の中を書き出す、グルーピングするなどの手法は、冷静なときに考えればとても単純なことに思えるかもしれません。
それでも、仕事の場などで思考や感情が混乱状態に直面しているときには、混乱自体が脳を占拠してしまうことから、なかなか気づきにくいことなのです。また、混乱したままでなんとか切り抜けられたとしても、余計に消耗するエネルギーは相当なものです。
頭の中を書き出すことで、脳の中に散乱していることや、漠然としていることを見える状態にし、思考の整理を簡単に行うことができます。

ものを書くという機会が減っている現代人にとって、書くことは面倒で時間がかかると抵抗を持つ人もいるでしょうが、はじめにいくらかの時間がかかったとしても、効果は絶大です。
さらには占拠状態から脳が開放されて余裕ができることで、それ以上のことも深く考えることができるようになります。
効果的な工夫、独創的なアイデア、必要なことの記憶、注意力キープによるミス減少など、たくさんの効果が期待できます。

まとめ

書き出して思考を整理する方法は、どんな仕事にも活用していくことができます。
混乱の真っ只中にある時ほど、書き出す効果を思い出して実践してみてください。
また、書くことは思考トレーニングにもなり、考える力がアップすれば仕事の質は底上げされるでしょう。心や時間に余裕があるときでも、自分と仕事のレベルアップのために書き出すことを意識してみてください。

書き出すことによる脳機能を高める視覚的心理的効果を有効に活用して、どんな状況でも冷静に着実に仕事を進められるビジネスパーソンを目指しましょう。

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