部下になるべく早くとは言わない

部下になるべく早くとは言わない

時間管理の専門家 石川和男のビジネスパーソンチャンネル。

今回は前回に引き続き、「部下に分かりやすく説明・コミュニケーション取るにはどうすればいいのですか?」という質問にお答えしていきます。

前回のアドバイスとしては、「数字を使ってくださいね」とお伝えしました。
もう少しそこを膨らませて補足説明します。

部下に対して、「なるべく早くね」と指示したとします。そうすると、部下はあなたが思っているほど優先順位がつけられなかったりします。

例えば、「これなるべく早くね」と言って書類を渡しました。
そのあと、そういえば、クレーム言ってた人に対する対応をどのように協議するのかっていう話、どうなってんのかな?と思って、その部下に「あのクレームの対応どうなってる?」と聞くとこう答えました。
「今、上司が言っていた「なるべく早くね」という仕事をしてます。」

「こんな社内書類、なるべく早くねって言ったからやるのではなく、クレーム対応が第一だろ」と言っても、これは「なるべく早くね」と指示をした上司の責任なんですよね。

ではどうするのかと言うと、別に「なるべく早くね」ということ自体は悪くはないです。
「なるべく早くね」と言うときは、「今抱えている仕事は何があるの?」というのをプラスしなきゃダメです。

例えばこのような流れです。

上司:「なるべく早く仕事を行ってもらいたいんだけど、今何の仕事やってる ?」
部下:「Aさんという人のクレーム対応を」
上司:「それは一番重要だから。その仕事をやるときは、B主任に聞きながらきちんと調整してやって、2時間以内にまとめて今日中に手筈をとらなきゃ」

上司:「他に何の仕事やってるの?」
部下:「Cという仕事と、Dという仕事をやっています」
上司:「Cの仕事とDの仕事は、指示した課長に私の方から優先順位の高い仕事ができたから後回しにするように伝えておくから。クレーム対応終わった後、自分が言った仕事をやってね」

という形で、指示をする時は優先順位をつけて指示をします。

もしくは、成長させる&育てるために、
「今これとこれとこれの仕事なんだけど、どれを一番にやるのが会社的にいいと思う?会社のビジョン的に合ってると思う?」
と、優先順位を部下につけさせるのも成長させる一手段になります。

「明日までに」とつい言ってしまうことがあります。
ここで例を挙げます。

先輩:「明日までにこの資料やって」
後輩:「はい、わかりました」
次の日の昼に、 後輩に聞きました。
先輩:「そういえばあの書類できた?」
後輩:「「明日までに」と言われたから、今日の午後からやろうと思っています。」
先輩:「え?今からその書類、1時からの会議で使うのに・・・」

これは、「明日までに」と指示した先輩/上司の責任なんですよね。
「明日までに」と言ったら、朝の9時なのか、12時なのか、13時なのか、15時なのか、夜中の11時59分59秒なのかというのは、聞き手にとってはわからないですよね。

少し余談になりますが、私も色々と本を書いていますが、出版編集者に
「明日までに原稿出してください」って言われたら、私の頭の中では、
夜中の11時59分59秒です。
そこまでギリギリまでかかって、何度も何度も加筆修正しようと思っています。そうすると次の日になって、編集者が夜の8時とか9時に心配になってメールで「できてますか?」と連絡が来ます。
でも「明日までに」と言われた限りは、明日の11時59分59秒が自分の中の明日なんですよね。

ということで、数字を使って明確に指示することによって、無駄がなくなります。編集者も「明日の12時まで」「明日の13時まで」という形で言えば、ドキドキしないで待つこともできるんですね。

是非数字を使って分かりやすく、意図的に指示や連絡事項をしていただければなと思います 。

第22回:部下になるべく早くとは言わない

■講師プロフィール

石川 和男 (いしかわ かずお)

平日は建設会社総務経理担当部長として勤務し、その他の時間を「大学講師」「時間管理コンサルタント」「セミナー講師」「税理士」と5つの仕事を掛け持ちするタイムマネジメントのスペシャリスト。

深夜残業ばかりしていた生産性の上がらない日々に嫌気がさし、一念発起してビジネス書やセミナー受講によりタイムマネジメントのノウハウを取得、実践することで生産性を下げず残業を減らす仕事術を確立した。

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