部下に分かりやすく説明する方法

部下に分かりやすく説明する方法

時間管理の専門家 石川和男のビジネスパーソンチャンネル。

今回は、「部下に指示したいのですが、分かりやすく指示する方法はありますか?」という質問にお答えしていきます。

私は意図的に「数字」で伝えるようにしています。何か数字で伝えられるなら。

例えば、「いつできる?」と部下に聞いて、部下が「もうすぐです」と答えた時に、そこで誤差が生じる場合があります。
部下からは「もうすぐ」と言われているから、10分ぐらいかなと思ってるのに、部下の方では、そのもうすぐが30分だったり、1時間だりするケースがあります。

「もうすぐ」って言っているけど、なかなかできないなと思って、30分後に部下のところに行ったら、
「まだここやっているの?」
「こんなにやらなくてもいいのに、なんで3年分も調べてるの?」
「カラーコピーでやらなくてもいいのに、なんでカラーにしているの?」
「何で統計取っているの?」
「何で土木だけでいいのに建築もやっているの?」
など、誤差が生じている場合があります。

そのため、「いつできる」って聞いて、部下が「もうすぐです」と言ったら、「もうすぐってどれぐらい?」
「何分ぐらい?」
「何時間ぐらい?」
という風に、数字に置き換えて聞き返すことが大切です。

そうすると、「1時間かかります」という返答だったら、
「なんでこの仕事に1時間もかかんの?」
「10分ぐらいで終わる仕事だよ?」
「どうやってやろうとしているの?」
「建築は土木だけでいいから」
「3年分もいいから、今年 or 今月のデータだけでいいから」
「そんなエクセルとかでカラーでやらなくても、手書きで報告してくれば」
「円単位ではなく、1,000円単位でいいから」
という形で、自分でやってもらいたかったことと、部下がやらなきゃいけないことが、数字を使うことによって誤差なく無駄なく確認することができます。

是非、数字を意図的に使うようにコミュニケーションを取って頂ければと思います。

第21回:部下に分かりやすく説明する方法

■講師プロフィール

石川 和男 (いしかわ かずお)

平日は建設会社総務経理担当部長として勤務し、その他の時間を「大学講師」「時間管理コンサルタント」「セミナー講師」「税理士」と5つの仕事を掛け持ちするタイムマネジメントのスペシャリスト。

深夜残業ばかりしていた生産性の上がらない日々に嫌気がさし、一念発起してビジネス書やセミナー受講によりタイムマネジメントのノウハウを取得、実践することで生産性を下げず残業を減らす仕事術を確立した。

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