期限をシビアに決める方法

期限をシビアに決める方法

時間管理の専門家石川和男のビジネスパーソンチャンネル

2時間分の仕事を削減する方法

引き続き、「仕事を早く片付ける方法はありますか?」という質問についてです。

「期限を決める」そして、「その期限をシビアに決める」というお話しをしてきました。

「パーキンソンの法則」という、与えられた時間全てを使ってしまうような心理があるので、シビアに時間を決めるという事が重要です。

例えば、部下に仕事を指示するとき、1時間で終わる仕事だと思ったら、45分で終わらせるように指示をします。もしくは自分もそうする。
100点を目指して1時間かけるのでなくて、80点とか70点で45分でやる、
そうすることによって、中間報告がお互いできるようになります。
中間報告という過程で確認することによって、「これでいいよ」とか、「この部分ちょっと手直しして」と、微調整するだけで終わらせることができます。

一番ダメなことは、「完璧にやる」ということが、すごくいいことだと思われがちですが、一生懸命1時間かけてやったものが、こんなにやらなくてもよかったのにと、すごく無駄にやってることがあります。

ですので、中間報告をするために、1時間のものを45分で終わらせて、提出/報告する。
そのことによって、「これでいいよ」って言われたらそれで時間の無駄を省けますよね。

1日8時間労働の会社だとすると、60分を45分で終わらせると、15分短縮できます。
結果、15分×8時間で120分も時間短縮できることになります。
今まで20時まで残業してた会社は18時に。19時まで仕事をしていた場合は、17時に帰ることができますので、ぜひ時間はシビアに決めてください。

そして部下への指示で特にダメなことは、仕事をする時は「いつでもいいよ」とか、「暇な時にやって」とういうのは論外です。
みんな忙しく働いているのでなので、 暇な時なんて誰もいません。
△なのが、1時間かかるかなっていう仕事だったら、例えば9時だったら「10時までにやって」と期限を決めることです。
期限を決めるだけでも十分いいことなんですけれども、もっといいのは、1時間ぐらいかかるかなと思ったら「9時45分に提出して」と伝えることです。

ぜひ、期限をシビアに決めて、連絡事項、指導してみてください 。

期限の設定方法

「期限を決める」というお話を数回行ってきました。

期限をシビアに決める、私は仕事をする時にどうやって仕事をしているのかと言うと、時間を設定して仕事をしています。
この仕事は15分で終わりそうだ、この仕事は30分で頑張れば終わるかな、と、シビアに時間設定をしています。

その時に、ストップウォッチを使った場合だと、15分でやろうってセットして置く、パッと見たら12分、13分、気づいたら17分だということで、正確な期限がストップウォッチだとちょっとわかりませんよね。
では、キッチンタイマーのような形で、15分でセットする、30分でセットするということで置いたとします。そうすると、確かに15分たったら音が鳴って気づいて、「あっ自分だった」と気づきますが、一緒に働いてる従業員が皆その音で集中力を削ぐことになってしまいますよね。

ではどうするのかと言うと、私はスマートフォンで15分とセットしたり、30分でセットして、15分たったらバイブが鳴るようにセッティングしています。
出来れば新しいスマートフォンではなくて、古いスマートフォンを使った方がいいです。
なぜかと言うと、新しいスマートフォンでやってしまうと、LINE が入ってるとか、ちょっと何か良いニュースがある、着信があるみたいな形で、つい他のことをしてしまう可能性があるからです。
そのため、古いスマートフォンで、15分、30分と時間をセットして、バイブ機能にしておき、その時間までに終わらせるようにしています。

理想的なのは、15分、30分ではなく、15分なら14分にするなど、鳴る前に終わらせるということが重要です。
ゲーム感覚で楽しめますし、15分かかるところを14分で終わらせたという自信にもつながります。

そして空いた1分で是非行って頂きたいことがあります。
1時間に1回とか、2時間に1回とかで構いませんが、意図的に空いた隙間の時間で「目を閉じる」ということです。
なぜかと言うと、パソコンであり、スマートフォンのブルーライトで目が疲れますよね。その疲れた目を少しでも癒すためにも、ぜひその隙間の空いた時間で目を閉じて、また次の仕事の活力にしていただきたいと思います。

第9話:2時間分の仕事を削減する方法

第10話:期限の設定方法

■講師プロフィール

石川 和男 (いしかわ かずお)

平日は建設会社総務経理担当部長として勤務し、その他の時間を「大学講師」「時間管理コンサルタント」「セミナー講師」「税理士」と5つの仕事を掛け持ちするタイムマネジメントのスペシャリスト。

深夜残業ばかりしていた生産性の上がらない日々に嫌気がさし、一念発起してビジネス書やセミナー受講によりタイムマネジメントのノウハウを取得、実践することで生産性を下げず残業を減らす仕事術を確立した。

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