なぜか仕事がうまく回りだす!『魔法の整理術』

なぜか仕事がうまく回りだす!『魔法の整理術』

はじめに

仕事ができる人は机がキレイ! 簡単なことです。
でも適当に整理しても仕事はうまく回りません。
仕事ができる人になる魔法のような整理術の法則があるのを知っていますか?

『魔法の整理術』10の法則

脳科学的にも机がキレイな人は仕事ができると証明されている机の整理術。
では、なぜ机がキレイな人は仕事ができるのでしょうか。
机が汚いと探し物をしている間、脳にストレスが溜まります。
逆に机がキレイだと脳が余計な情報を処理することがないのでストレスがかかりません。
すると脳は元気な状態で仕事をすることができるので効率も上がり仕事に集中力を注ぐことができます。というのが脳科学者の理論です。
当然と言えば当然ですね。
しかし、ただ単に整理するだけなら誰にでもできます。
「仕事がうまく回り始める」机にするには、それだけの整理術が必要になってきます。
仕事ができる人、仕事がうまく回っている人の整理術にはある法則があるのをご存知でしょうか。
仕事がうまく回っている人の机は、脳が活性化するような整理をしています。
その法則が次の10点です。

①机の上は徹底的に物をなくす

これができないから困っているということで、ここは詳しく解説していきたいと思います。
まず、パソコンがある人はデスクトップ前をすっきりさせます
両手を置いて、両肘を置いても何も触れないくらいにはしておきます 。
パソコンが打ちにくいとそれだけでストレスになりますから。
次に座った時にお腹の前にくるセンターの引き出しには物を入れない
ようにします。

ここに物を入れてしまうと奥にどんどん追いやられる書類があるので、
この引き出しは一時的な書類などの保管場所として利用します。
こうすることで、机上に書類を置くこともなくなります。
机の端にある小引き出しには文房具を整理して入れます。
文房具用のトレーは、100円均一ショップなどでも販売しているので利用するとすっきりします。
どこに何があるのかがわからないと、探す手間も必要ですし見つからない時はストレスになります。
2段目にある中引き出しには小引き出しに入りきらなかった大型の文房具や電子辞書など小物類を収納します。
2段目は1段目より深いので重ねて入れる人がいますが、重なると何が入っているのか見えなくなるので重ねて入れないようにします。
一番下の大引き出しには資料や書類を収納します。
ドキュメントファイルやファイルボックスを使うとキレイに整理することができて資料と書類の区別もついて見やすくなります。
この大引き出しを整理するだけでも仕事の効率が上がり、仕事がうまく回りやすくなります。

②必要最低限の文房具を利き手側に

これは、仕事をうまく回すためにはとても重要なことです。
小引き出しにある文房具を毎回出し入れしていては、それだけでストレスですし、効率が悪いですね。
そこで、ボールペンやシャープペン、蛍光ペン、消しゴムなど使用頻度の高い文房具は必要最低限のものだけ机上に出しておきます。
その時に、利き手側にペン立てなどを置いておくと手に取ってすぐに作業ができるので効率よく仕事をすることができます。

③足元に物を置かない

これ、結構している人いませんか?
処分しきれなかった書類の入った段ボールや整理しきれていない箱などが置いてありませんか?
足元に物があると動きが制限されるので、ストレスになります。
たまには足を伸ばしてリラックスしたくてもできません。
机の下や椅子の左右など足元には物を置かずに体を動かせるスペース
を確保する
だけでもリラックス効果があり脳が活性化します。

④定期的に処分と整理を

机が散らかるのは捨てられないからと言ってしまえばそこまでなので
すが、机を整理するには「捨てる」ことが必要です。
なかなか捨てることができない人の机が汚くなるのはデータでも実証
されていますから、まずは捨てることから始めます。
この「捨てる」作業を定期的にすることで机上もキレイになり、同時
に整理ができるので常に机上をキレイに保つことができるようになります。
机の整理は毎日する必要はありません。
毎日するとストレスに感じる人もいますし、最初に整理してしまえば 、さほど机も汚くならないので定期的にするとよいでしょう。
定期的にすることで気持ちの切り替えもできます。

⑤机上の時計はプレッシャーになる

机上に時計を置いている人はいませんか?
時間がわかりやすいように置いている人を見かけますが、これは逆効果です。
腕時計ならよいのですが、常に視界に入る机上に時計を置くとプレッシャーになり仕事がはかどらなくなります。
机上には時計よりカレンダーを確認する意味もこめて置いておくとよいでしょう。

⑥3段ラックで3案件同時進行

仕事の同時進行は3案件が理想です。
机上には3案件を処理できるように3段ラックなどを利き手と逆側に置きます。
こうすることで、手に取ってすぐに作業ができますね。
進まない案件とずっとにらめっこをしていても仕事ははかどりませんので、行き詰まったら一度ラックに戻して別の案件の作業をすることができます。
処理が終わったら、処理済みのボックスなどに入れるとさらにわかりやすくなります。

⑦バラバラの書類はファイルへ

1枚ものの資料や、小さい書類などはバラバラになりやすく整理しにくいものです。
このように、バラバラの書類はファイルにまとめて収納するとよいでしょう。
紙が色々な状態で置かれていると目で処理することが多くなり脳に負担がかかるのでファイルに分けるだけでストレスは軽減されます。

⑧文章を扱うことが多い人は好きな写真や画像を置く

長い時間にわたって文章を作成する事務の人は自分の好きな写真や画像を机上の邪魔にならないところに置くと仕事がはかどります。
これも脳理論になりますが、文章は論理を司る左脳を使います。
左脳ばかり使いすぎるとストレスがたまるので、1~2時間ごとに2、3分でよいので好きな写真や画像などを見て芸術脳の右脳を使いましょう。

⑨リラックスアイテムを利き手と逆側に

カサツキ防止のクリームや写真、観葉植物(小さいもの)など、自分にとって癒やしとなるグッズを机上に置いておきます。
机の引き出しにしまわずに、目線を動かすと視界に入るくらいの位置に置いておくとストレスが軽減されます。
利き手側に置くと何かと邪魔になるので、利き手と逆側に置くとよいでしょう。

⑩やる気の出る「赤」とリラックスの「緑」を

これは個人差もあるかもしれませんが、基本的に赤は闘争心ややる気が出る色と言われています。
緑にはリラックス効果があると言われています。そこで、文房具やノートなど普段よく使うものは赤い色にし、ふと目をそらすと観葉植物の緑があるなどというように、やる気とリラックスの色を取り入れると脳も働きやすくなります
ただし、緑やピンクなどリラックス効果のある色を取り入れすぎると作業が遅くなることもあるので、緑やピンクは少しだけ取り入れる程度にしておきます。

まとめ:

こうしてみると、脳のリラックスとやる気を起こさせる方法と、作業効率の上がる方法を同時に取り入れていることがわかります。
机を「魔法の整理術」で整理するだけで、精神的な負担、脳への負担 、仕事の負担など、これら全ての負担を取る方法だったのですね。
これだけ負担が減れば仕事もうまく回るでしょうし、作業効率も上がり、周囲からはまさに「魔法の整理術」だと言われるでしょう。

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