はじめに
時間管理をうまくできるかできないかは仕事の進み具合に大きく影響します。
多くのビジネスパーソンが自分なりの効果的な時間の使い方を試行錯誤していると思います。
その中でツールとしてよく活用されているのが付箋（ポストイット）です。
覚書や伝達のメモにしたり目印として使ったり1日のタスクを書き出したり様々な用途に使えて便利ですよね。
皆さんも職場で一度は使ったことがあるでしょう。
どんな使い方をされているでしょうか？
ここでは時間管理をさらにスムーズにするための付箋の効果的な使い方をご紹介していきます。
単に書き込むだけの付箋から一歩進んだ時間管理のための活用法です。
特に1日や一週間などの期間で行っていくタスク管理には役立つと思います。
毎日の時間管理対策として取り入れサクサクと仕事を進めていきましょう。
確定タスクと予定タスクの使い分け
スケジュール帳やノートに予定を書き込んでタスクを管理している人も多いでしょう。
スケジュール帳も時間管理のツールとして不可欠なものですよね。
一か月の中盤に差し掛かる頃には予定の変更や修正が増え醜い一覧になってしまうという人はこれから説明する方法を試してみてください。
中には確定していてすぐに取り掛かれる仕事と予定はあるけれど日程が未確定というような項目もあると思います。
それらをすべてスケジュール帳にじかに書き込んでしまうといいか予定が確定した時の予定の変更があった時に消したり修正したりが必要になります。
これがスケジュールの一覧が見にくくなる原因です。
スケジュール帳に落とし込む時のポイントとして、書くのは確定している仕事だけにしてみましょう。
ここで付箋の出番となります。
忘れてはならない仕事だけれどもはっきりとした予定が決まっていない仕事については前に書き込んでスケジュール帳に貼っておくのです。
予定が確定したらその時点でじかに書き込んで行きましょう。
スケジュールは予定が決まっていればすぐに書き込む場所が分かりますが、時系列のスケジュール帳では日時が決まっていないとどこに書こうかと迷うことがありますよね。
空いているどこかに書き込んでしまうと時間が経つうちに忘れてしまったり、他の内容に埋もれてしまったりする可能性があります。
付箋は目を引くものなので忘れないように注意を促せますし、移動できることをうまく使えばすっきりとした見た目のスケジュール帳になります。
見やすい一覧にして時間管理をスムーズにしましょう。
もう一つの方法として完了した予定だけを書き込む使い方もあります。
付箋に確定した予定も未確定の予定も全てを書き込み、予定の欄に貼り付けます日時の決まっていないものを貼るスペースを決めてまとめておけば予定が確定した時に移動させるだけです。
完了した時に直に書き込む使い方だと変更があっても修正の書き込みがなくなるのでさらにすっきりするでしょう。
一日単位のタスクを把握する際の追加や微妙な時間のずれにも対応しやすくなるでしょう。
タスクごとに時間を書き込む
付箋にその日にやることを書き出してタスク管理している人も多いですよね。
その一つ一つを2時間ごとに書き込む事もお勧めの方法です。
ここで必要になるのはタスクごとの所要時間の把握です。
初めて取り組む仕事なら予想の所要時間となるでしょう。
それぞれの仕事の所要時間を把握することは時間管理をする上で重要なポイントなのです。
完了させるためだけに付箋を使うのではなく時間内に終わらせるという意識付けになるからです。
タイムリミットがあると集中力も高まると言われています。
また同じ仕事をより短い時間でできないだろうかと改善法を考えるきっかけにもなるようです。
20分で完了できることに30分当てていたことに気づくことが増えるでしょう。
余分な10分間でできることは山ほどありますよね。
このように5分10分といった短い時間への意識が時間管理をさらにスムーズにしていくのです
仕事の種類で並び替え
付箋を使ってタスク管理をする時、仕事の種類を意識したことはありますか？
一般的な種類の分け方は三つあります。
一つ目は自分一人で完了できるものと誰かと一緒に行う必要があるものです。
ミーティングや随時確認しなければならないものは後者に当てはまり、関わる人との時間調整が必要になります。
自分で自由に予定を動かすことのできない仕事です。
一方で資料や文書の作成アポ取りのための電話かけなどは自分一人で完了できるものでしょう。
周りとの予定がない時間に組み込むことになりますが、周りに対応しすぎて先送りばかりにならないようにしっかり時間を確保しましょう。
二つ目は緊急の仕事重要な仕事どちらにも当てはまらないものです。
緊急な仕事はその日が期限の物即時の対応が必要なものです。
重要な仕事もあるのについつい緊急度の高い仕事の方に注力してしまうことが多いと思います。
上記の視点を手に入れて重要な仕事もバランスよく組み込んでいきましょう。
どちらにも当てはまらないものについては空き時間などをうまく活用したり人に頼んだりすることも一つです。
三つ目は単純作業と施工業務です。
例えばファイル整理や文書作成、DMの折り込みなどはルーチンを繰り返す単純作業となります。
施工業務というのは解決支度や戦略の実行その企画や提案資料の作成など思考を必要とする業務のことです。
施工業務は思考が冴える朝のうちに行うのが良いともよく言われています。
自分の効率が最大になる時間を知り、その時間に施工業務を行うことがポイントです。
単純作業は調子が出ない、気分が乗らない、頭が回らないという時仕事の取り掛かりのブースターとしても有効と言われています。
朝一番の5分、ランチの後の5分など細かい時間に分けて盛り込んでみるのもおすすめです。
業種や職種によって独自の分け方を思いつく人もいるかもしれません。
時間管理に役立つと思える分類を是非試してみてください。
一括＆スライドルールで管理
仕事で付箋を活用する時にノート、スケジュール帳、デスクトップ、キーボードの脇などあらゆるところに散乱させていませんか？
タスク管理の付箋は一つの場所にまとめて管理しましょう。
せっかくやることを見える状態にした効果を最大限にできるからです。
一週間のタスクを管理するおすすめの方法をご紹介します。
薄手のポケットファイルを活用します。
一週間ぶん曜日ごとに1ページずつまとめの1ページを使うので6、7ページあれば十分です。
週の初めもしくはスケジュールを調整すると決めた特定の日に一週間ぶんのタスクを付箋に書き出します。
それぞれを予定の曜日のページに割り振って貼り付けます。
日程が決まっていないものは一旦まとめのページに貼っておきましょう。
1日の始まりにその日のタスクをチェックします。
まとめのページの中にその日にできるものがあれば移動させ新たなタスクがあれば追加します。
1日の中でやり終えられなかったタスクがあったら次の予定日にスライドさせます。
予定が未確定であれば一旦まとめのページに貼りましょう。
毎日やることを一から考える必要がなくなるのでタスク管理が簡単になるでしょう。
身近な付箋を時間管理に役立てるための活用方法をご紹介しました。
どんな職場でも誰のデスクでも使える付箋付箋の使い方を工夫することで効率化や生産性を上げることができます。
そして効果的な時間管理にもつなげていけるのです。
是非毎日の仕事の中に取り入れてみてください。
前に書くだけでは仕事の量は減らないものですがそこに時間の意識を加えて使っていくとさらに効率化が図れることを実感してください。
