時間管理の際にほとんどの方が、スケジュール帳やアプリなどのツールを活用されているかと思います。
スケジュール帳に何でも書き込んでいると、そのうち中身がぐちゃぐちゃになって手帳の中身が見えずらくなってしまった経験などありませんか？
手帳を買い替えるたびに「今度こそきれいに書くぞ！」と決意しても、気が付くとまたすぐにぐちゃぐちゃになってしまいますよね。
スケジュール帳の中身が汚いと開く気がうせてしまい、そのうち大事な予定を忘れてしまうなんてことも起こりかねません。
この記事では、たくさんの仕事と予定を抱えているビジネスパーソンのために、今すぐ実践できる付箋を活用した時間管理方法を紹介します。
付箋を用いて時間管理をするだけで、一目でパッとわかりやすい手帳にすることができます。
ぜひ明日から付箋を活用した時間管理方法を実践してみてください。きっと、その効果を実感することができることでしょう。
確定タスクと予定タスクの使い分け
スケジュール帳やノートに予定を書き込んでタスク管理をしている人も多いでしょう。
スケジュール帳も時間管理のツールとして不可欠なものですよね。
一か月の中盤に差し掛かるころには、予定の変更や修正が増え、見にくい一覧になってしまうという人は、これから説明する方法を試してみてください。
予定の中には、確定していてすぐに取り掛かれる仕事と、予定はあるけれど日程が未確定というような項目もあると思います。
それらをすべてスケジュール帳に直に書き込んでしまうと、いざ予定が確定したときや予定の変更があったときに、消したり、修正したりが必要になります。これがスケジュールの一覧が見にくくなる原因です。
スケジュール帳に落とし込むときのポイントとして、直に書くのは確定している仕事だけにしてみましょう。
ここで付箋の出番となります。
忘れてはならない仕事だけれども、はっきりとした予定が決まっていない仕事については、付箋に書き込んでスケジュール帳に貼っておくのです。
予定が確定したら、その時点で直に書き込んでいきましょう。
スケジュールは、予定が決まっていれば、すぐに書き込む場所がわかりますが、時系列のスケジュール帳では日時が決まっていないとどこに書こうかと迷うことがありますよね。
空いているどこかに書き込んでしまうと時間が経つうちに忘れてしまったり、他の内容に埋もれてしまったりする可能性があります。
付箋は目を引くものなので忘れないように注意を促せますし、移動できることをうまく使えばすっきりとした見た目のスケジュール帳になります。
見やすい一覧にして、時間管理をスムーズにしましょう。
もうひとつの方法として、完了した予定だけを書き込む使い方もあります。
付箋に確定した予定も、未確定の予定もすべてを書き込み、予定の日時の欄に貼り付けます。
日時の決まっていないものを貼るスペースを決めてまとめておけば、予定が確定したときに移動させるだけです。
完了したときに直に書き込む使い方だと、変更があっても修正の書き込みがなくなるのでさらにすっきりするでしょう。
一日単位のタスクを把握する際の追加や微妙な時間のズレにも対応しやすくなるでしょう。
タスクごとに時間を書き込む
付箋にその日にやることを書き出してタスク管理している人も多いですよね。
そのひとつひとつに時間まで書き込むこともおすすめの方法です。
ここで必要になるのは、タスクごとの所要時間の把握です。初めて取り組む仕事なら予想の所要時間となるでしょう。
それぞれの仕事の所要時間を把握することは、時間管理をする上で重要なポイントなのです。
やるべきタスクを把握して完了させるためだけに付箋を使うのではなく、時間内に終わらせるという意識づけになるからです。
タイムリミットがあると、集中力も高まるといわれています。また、同じ仕事をより短い時間でできないだろうかと改善法を考えるきっかけにもなるようです。
20分で完了できることに30分充てていたことに気付くことが増えるでしょう。余分な10分間でできることは山ほどありますよね。
このように、5分、10分といった短い時間への意識が時間管理をさらにスムーズにしていくのです。
仕事の種類で並び替え
付箋を使ってタスク管理をするとき、個々の仕事の種類を意識したことはありますか？
一般的な種類の分け方は3つあります。
一つ目は「自分一人で完了できるもの」と「誰かと一緒に行う必要があるもの」です。
ミーティングや随時確認しなければならないものは後者に当てはまり、関わる人との時間調整が必要になります。自分で自由に予定を動かすことのできない仕事です。
一方で資料や文書の作成、アポ取りのための電話掛けなどは自分一人で完了できるものでしょう。周りとの予定がない時間に組み込むことになりますが、周りに対応しすぎて先送りばかりにならないように、しっかり時間を確保しましょう。
二つ目は、「緊急の仕事」「重要な仕事」「どちらにも当てはまらないもの」です。
緊急な仕事は、その日が期限のもの、即時の対応が必要なものです。
重要な仕事もあるのに、ついつい緊急度の高い仕事のほうに注力してしまうことが多いようです。
長期の視点を持って重要な仕事もバランスよく組み込んでいきましょう。
どちらにも当てはまらないものについては、空き時間などをうまく活用したり、人に頼んだりすることも一策となります。
三つ目は「単純作業」と「思考業務」です。
例えば、ファイル整理や文書作成、DMの折り込みなどは、ルーチンを繰り返す単純作業となります。
思考業務というのは、解決策や戦略の熟考、その企画や提案資料の作成など、思考を必要とする業務のことです。
思考業務は、思考が冴える朝のうちに行うのが良いともよく言われています。自分の効率が最大になる時間を知り、その時間に思考業務を行うことがポイントです。
単純作業は、調子が出ない、気分が乗らない、頭が回らないというとき、仕事の取り掛かりのブースターとしても有効といわれています。
朝一番の5分、ランチの後の5分など細かい時間に分けて盛り込んでみるのもおすすめです。
業種や職種によって独自の分け方を思いつく人もいるかもしれませんね。
時間管理に役立つと思える分類を、ぜひ、試してみてください。
一括＆スライドルールで管理
仕事で付箋を活用するとき、ノート、スケジュール帳、デスクトップ、キーボードの脇などあらゆるところに散乱させている人はいませんか？
タスク管理の付箋は、ひとつの場所にまとめて管理しましょう。せっかくやることを見える状態にした効果を最大限にできるからです。
一週間のタスクを管理するおすすめの方法をご紹介します。
薄手のポケットファイルを活用します。一週間分、曜日ごとに１ページずつ、まとめの1ページを使うので、6、７ページあれば十分です。
週の初め、もしくはスケジュールを調整すると決めた特定の日に、一週間分のタスクを付箋に書き出します。
それぞれを予定の曜日のページに割り振って貼り付けます。日程が決まっていないものは、いったんまとめのページに貼っておきましょう。
一日のはじまりにその日のタスクをチェックします。まとめのページの中にその日にできるものがあれば移動させ、新たなタスクがあれば追加します。
一日の中でやり終えられなかったタスクがあったら、次の予定日にスライドさせます。予定が未確定であれば、いったんまとめのページに貼りましょう。
毎日、やることを一から考える必要がなくなるのでタスク管理が簡単になるでしょう。
まとめ
身近な付箋を時間管理に役立てるための活用方法をご紹介しました。
どんな職場でも、誰のデスクでも使える付箋。
付箋の使い方を工夫することで、効率化や生産性を上げることができます。そして、効果的な時間管理にも繋げていけるのです。
ピンとくる活用法があったら、ぜひ毎日の仕事の中に取り入れてみてください。
付箋に書くだけでは、仕事の量は減らないものですが、そこに時間の意識を加えて使っていくとさらに効率化が図れることを実感してください！
